Why You Need an AI Policy

Why companies need an AI policy

And what the growth of AI tools mean for your organization

A recent survey from McKinsey reported on the state of AI today. At least 79 percent of respondents had some exposure to generative AI, and a further 22 percent used it regularly at work. 

That accelerated exposure is significant when you remember the catalyst for the current surge in popularity—ChatGPT’s public launch—only occurred in November 2022. Over 2023, AI generated content became a core business and media focus. AI use has only continued to grow in 2024 and will do so beyond. What does that mean for organizations that want to understand the AI landscape and manage the use of AI at work? 

There are many parts to establishing AI guidelines. If you’re ready for a detailed look at establishing guidelines for an AI policy, get our free e-book, “How to Build an AI Policy,” for more tips

Artificial intelligence—what you don’t know can hurt you

You might think, “We don’t use AI at my company. Do we need a policy?” 

Yes! You need an organizational AI policy whether your company plans to use AI or not. 

The purpose of an AI policy is to ensure compliance with consistent and approved behavior in AI tools by all employees. 

Whether you know it or not, employees are already using AI technologies or may try AI soon. Recent Gallup research reveals the risk. It found that 44 percent of leaders have no idea if their teams leverage AI. Furthermore, a Microsoft report found that 52 percent of employees don’t want their bosses to know they’re using DIY AI, or AI sourced by the employee, without appropriate enterprise-level protections. 

A clear AI usage policy ensures everyone understands the rules and the specific context when they can use artificial intelligence. A corporate AI policy eases the decision making burden, so there are no “act now, ask for forgiveness later” scenarios. Even if your company doesn’t currently use AI platforms, it’s critical to educate employees and have a policy that outlines the safe, private, and secure use of AI. 

Isso vale mesmo quando não há planos organizacionais para usar IA, e mais ainda quando há a intenção de implementar essa tecnologia no ambiente de trabalho. Um conjunto de diretrizes garante que a organização siga em uma direção unificada, sem grandes erros. Ignorar a situação acarreta riscos demais. 

3 major risks of not having a corporate AI policy

1. A IA pode ser tendenciosa ou apresentar erros

A palavra “inteligência” é um termo equivocado. A IA é apenas dados e algoritmos, não inteligência. Ela não sabe distinguir o certo do errado. 

Generative AI like ChatGPT or Bard is trained on broad, publicly available sources like the internet. It then generates the most probable response to user questions or “prompts.” It is not a fact-finder; it’s making its best guess. That means AI can and does offer false, partially incorrect, or correct information. It’s up to users to verify the output. Additionally, it can regurgitate offensive stereotypes. Safe, ethical AI means checking content for inaccuracy, bias, and harm. 

Even privately owned enterprise AI can make mistakes. A bad batch of data or a programming error can produce huge problems. An AI policy will include checks and balances to catch issues and minimize damage. 

2. Violação de segurança ou de dados

Employees may not understand the data risks involved in using AI. For example, feeding private customer information into publicly available tools means that data becomes public. Clear rules help protect data privacy and make sure sensitive or private information doesn’t become AI output. Safeguard against leaks and risks with a clear policy about what tools are available and acceptable uses of those tools at work. This clarity could save the company embarrassment, protect data integrity and privacy, and reduce exposure to legal action.

3. Compliance e risco jurídico

A IA evoluiu tão rapidamente que lembra a famosa citação de Ray Bradbury: “... salte de um penhasco e construa suas asas durante a queda.” Questões relacionadas à regulamentação e às implicações legais continuam atrasadas em relação ao desenvolvimento e à adoção da tecnologia. 

For example, intellectual property (IP) gets murky when AI is involved, creating copyright infringement or IP ownership risk. A faulty data set may lead to poor outcomes that leave the organization open to legal issues. Complying with applicable laws and regulations about data and privacy as they emerge, like those recently passed in the EU, is much easier with a clear AI policy. 

Esses são apenas alguns dos principais riscos em jogo que uma política corporativa de IA pode começar a mitigar. 

Your first AI tool should be an AI policy

Crafting a thorough AI policy will take some time, and there’s no time like now to get started. Here are four steps to get started with your corporate AI policy.

1. Esclareça o propósito e os objetivos

Primeiro, reúna os stakeholders para definir o propósito e os objetivos da política. Você quer sistemas seguros e eficazes. Como alcançar esse objetivo? Conforme mencionado acima, o objetivo principal de uma política de IA é garantir comportamentos consistentes e aprovados entre todos os parceiros impactados pela política. Reflita, de forma geral, por que você precisa de uma política. Por exemplo, a política ajudará todos os envolvidos a entenderem quais ferramentas são aprovadas e quais casos de uso são permitidos. Avalie a linguagem que será usada para definir as expectativas em relação a práticas éticas e responsáveis. 

2. Explique o escopo e a comunicação

Em seguida, considere o escopo da política de IA:

• Quem está coberto pela política? Considere colaboradores, fornecedores, prestadores de serviços, trabalhadores temporários e consultores. 
• Como um modelo de trabalho remoto, híbrido ou presencial afetará a política de IA? 
• É necessário considerar o impacto das regulamentações locais? E quanto às leis internacionais? Por exemplo, o local onde os clientes ou colaboradores vivem e trabalham pode impactar a política.
• Que tipos de ferramentas de IA a empresa poderá precisar, quais são os casos de uso e quais equipes serão impactadas por essas ferramentas? 

Por fim, considerando os fatores acima, como a política será comunicada e atualizada? Essas perguntas são essenciais para estabelecer diretrizes abrangentes. 

3. Crie diretrizes específicas para o uso de IA

As diretrizes são específicas para cada organização. Pode ser importante abordar temas como privacidade de dados, mitigação de vieses e questões de equidade, transparência e práticas de garantia de qualidade. Quando aplicável, detalhe o uso específico da IA por departamento. 

Address management and governance

The final step is determining who manages the policy, processes and communicates changes, and enforces misuse. Clearly outline these details in the final policy. 

Crie e estabeleça uma política de IA agora para garantir sucesso no futuro

Mesmo que você não tenha certeza se os colaboradores já usam IA agora ou se irão usar no futuro, uma política de IA prepara a organização para o sucesso. Uma política torna claros os objetivos, as expectativas e os comportamentos para a empresa e para todas as partes envolvidas. Abrir mão de uma política amplia os riscos potenciais de imprecisões, violações de segurança e ações judiciais. 

To learn more about the questions you should ask when writing an AI policy, check out our e-book, “How to Build an AI Policy.”