Why You Need an AI Policy

Why companies need an AI policy

And what the growth of AI tools mean for your organization

A recent survey from McKinsey reported on the state of AI today. At least 79 percent of respondents had some exposure to generative AI, and a further 22 percent used it regularly at work. 

That accelerated exposure is significant when you remember the catalyst for the current surge in popularity—ChatGPT’s public launch—only occurred in November 2022. Over 2023, AI generated content became a core business and media focus. AI use has only continued to grow in 2024 and will do so beyond. What does that mean for organizations that want to understand the AI landscape and manage the use of AI at work? 

There are many parts to establishing AI guidelines. If you’re ready for a detailed look at establishing guidelines for an AI policy, get our free e-book, “How to Build an AI Policy,” for more tips

Artificial intelligence—what you don’t know can hurt you

You might think, “We don’t use AI at my company. Do we need a policy?” 

Yes! You need an organizational AI policy whether your company plans to use AI or not. 

The purpose of an AI policy is to ensure compliance with consistent and approved behavior in AI tools by all employees. 

Whether you know it or not, employees are already using AI technologies or may try AI soon. Recent Gallup research reveals the risk. It found that 44 percent of leaders have no idea if their teams leverage AI. Furthermore, a Microsoft report found that 52 percent of employees don’t want their bosses to know they’re using DIY AI, or AI sourced by the employee, without appropriate enterprise-level protections. 

A clear AI usage policy ensures everyone understands the rules and the specific context when they can use artificial intelligence. A corporate AI policy eases the decision making burden, so there are no “act now, ask for forgiveness later” scenarios. Even if your company doesn’t currently use AI platforms, it’s critical to educate employees and have a policy that outlines the safe, private, and secure use of AI. 

Questo vale anche se la tua organizzazione non intende utilizzare l’AI, ma è ancora più importante se si prevede di implementare tecnologie AI sul lavoro. Un insieme di linee guida garantisce che l’organizzazione proceda in maniera unificata, evitando errori gravi. Nascondere la testa nella sabbia comporta troppi rischi. 

3 major risks of not having a corporate AI policy

1. L’AI può essere soggetta a bias o fornire informazioni errate

La parola "intelligenza" è un termine improprio. L’AI è solo dati e algoritmi, non intelligenza. Non sa distinguere il bene dal male. 

Generative AI like ChatGPT or Bard is trained on broad, publicly available sources like the internet. It then generates the most probable response to user questions or “prompts.” It is not a fact-finder; it’s making its best guess. That means AI can and does offer false, partially incorrect, or correct information. It’s up to users to verify the output. Additionally, it can regurgitate offensive stereotypes. Safe, ethical AI means checking content for inaccuracy, bias, and harm. 

Even privately owned enterprise AI can make mistakes. A bad batch of data or a programming error can produce huge problems. An AI policy will include checks and balances to catch issues and minimize damage. 

2. Sicurezza o violazione dei dati

Employees may not understand the data risks involved in using AI. For example, feeding private customer information into publicly available tools means that data becomes public. Clear rules help protect data privacy and make sure sensitive or private information doesn’t become AI output. Safeguard against leaks and risks with a clear policy about what tools are available and acceptable uses of those tools at work. This clarity could save the company embarrassment, protect data integrity and privacy, and reduce exposure to legal action.

3. Conformità e rischi legali

L'AI si è sviluppata così rapidamente da ricordare la famosa citazione di Ray Bradbury: "... saltare da uno strapiombo e costruirsi le ali mentre si precipita". Le questioni relative alla regolamentazione e alle implicazioni legali continuano a essere in ritardo rispetto allo sviluppo e all'adozione. 

For example, intellectual property (IP) gets murky when AI is involved, creating copyright infringement or IP ownership risk. A faulty data set may lead to poor outcomes that leave the organization open to legal issues. Complying with applicable laws and regulations about data and privacy as they emerge, like those recently passed in the EU, is much easier with a clear AI policy. 

Questi sono solo alcuni dei principali rischi che una policy sull’AI aziendale può iniziare a mitigare. 

Your first AI tool should be an AI policy

Crafting a thorough AI policy will take some time, and there’s no time like now to get started. Here are four steps to get started with your corporate AI policy.

1. Chiarisci scopo e obiettivi

Per prima cosa, coinvolgi gli stakeholder per stabilire lo scopo e gli obiettivi della policy. Se vuoi dei sistemi sicuri ed efficaci, come puoi raggiungere questo obiettivo? Come detto sopra, l'obiettivo principale di una policy sull'AI è garantire un comportamento coerente e condiviso da tutti i partner interessati dalla policy. In via generale, rifletti sul perché hai bisogno di una policy. Ad esempio, la policy aiuterebbe tutti gli interessati a comprendere gli strumenti approvati e i casi d’uso consentiti. Considera il linguaggio relativo alle aspettative per pratiche etiche e responsabili. 

2. Chiarisci lo scopo e le modalità di comunicazione

Il passo successivo è valutare lo scopo della policy sull’AI:

• A chi si applica la policy sull’AI? Considera dipendenti, fornitori, collaboratori, lavoratori temporanei e consulenti. 
• In che modo un modello di lavoro remoto, ibrido o in presenza influenzerà la policy sull’AI? 
• Bisogna considerare l’impatto delle normative locali sulla policy sull’AI? E per quanto riguarda le leggi internazionali? Ad esempio, il luogo in cui vivono e lavorano i clienti o i dipendenti potrebbe influenzare la policy sull’AI.
• Di quali strumenti di AI potrebbe avere bisogno l’azienda e quali sono i casi d’uso e i team coinvolti per ciascuno di essi? 

Infine, considerando i punti sopra descritti, come prevedi di comunicare e aggiornare la policy sull’AI? Queste domande sono fondamentali per definire delle linee guida complete. 

3. Crea linee guida specifiche per l'uso dell'AI

Le linee guida variano per ciascuna organizzazione. Forse, ti interessano questioni come la privacy dei dati, l’equità e la mitigazione dei bias, la trasparenza e le pratiche di garanzia della qualità. Se necessario, illustra nel dettaglio l’uso specifico dell’AI per ciascun reparto. 

Address management and governance

The final step is determining who manages the policy, processes and communicates changes, and enforces misuse. Clearly outline these details in the final policy. 

Crea e stabilisci subito una policy sull’AI ora per avere successo in futuro

Anche se non sai se i dipendenti usino attualmente l’AI o se la utilizzeranno in futuro, una policy sull’AI prepara l’organizzazione al successo. Una policy chiarisce obiettivi, aspettative e comportamenti per l’azienda e tutte le parti coinvolte. Senza una policy, c'è un maggiore rischio di inesattezze, violazioni della sicurezza e azioni legali. 

To learn more about the questions you should ask when writing an AI policy, check out our e-book, “How to Build an AI Policy.”