Why You Need an AI Policy

Why companies need an AI policy

And what the growth of AI tools mean for your organization

A recent survey from McKinsey reported on the state of AI today. At least 79 percent of respondents had some exposure to generative AI, and a further 22 percent used it regularly at work. 

That accelerated exposure is significant when you remember the catalyst for the current surge in popularity—ChatGPT’s public launch—only occurred in November 2022. Over 2023, AI generated content became a core business and media focus. AI use has only continued to grow in 2024 and will do so beyond. What does that mean for organizations that want to understand the AI landscape and manage the use of AI at work? 

There are many parts to establishing AI guidelines. If you’re ready for a detailed look at establishing guidelines for an AI policy, get our free e-book, “How to Build an AI Policy,” for more tips

Artificial intelligence—what you don’t know can hurt you

You might think, “We don’t use AI at my company. Do we need a policy?” 

Yes! You need an organizational AI policy whether your company plans to use AI or not. 

The purpose of an AI policy is to ensure compliance with consistent and approved behavior in AI tools by all employees. 

Whether you know it or not, employees are already using AI technologies or may try AI soon. Recent Gallup research reveals the risk. It found that 44 percent of leaders have no idea if their teams leverage AI. Furthermore, a Microsoft report found that 52 percent of employees don’t want their bosses to know they’re using DIY AI, or AI sourced by the employee, without appropriate enterprise-level protections. 

A clear AI usage policy ensures everyone understands the rules and the specific context when they can use artificial intelligence. A corporate AI policy eases the decision making burden, so there are no “act now, ask for forgiveness later” scenarios. Even if your company doesn’t currently use AI platforms, it’s critical to educate employees and have a policy that outlines the safe, private, and secure use of AI. 

Eine solche Richtlinie ist wichtig, selbst wenn Sie nicht vorhaben, KI einzusetzen, noch wichtiger aber, wenn Sie tatsächlich planen, KI-Technologie in ihre Abläufe zu integrieren. Sie sorgt dafür, dass sich die Organisation ohne große Fehltritte in eine einheitliche Richtung bewegt. Den Kopf in den Sand zu stecken, birgt zu viele Risiken. 

3 major risks of not having a corporate AI policy

1. KI kann voreingenommen sein oder falsche Ausgaben erzeugen

Das Word „Intelligenz“ ist eine irreführende Bezeichnung. KI besteht nur aus Daten und Algorithmen, nicht aus Intelligenz. KI kann nichts beurteilen, nichts entscheiden. 

Generative AI like ChatGPT or Bard is trained on broad, publicly available sources like the internet. It then generates the most probable response to user questions or “prompts.” It is not a fact-finder; it’s making its best guess. That means AI can and does offer false, partially incorrect, or correct information. It’s up to users to verify the output. Additionally, it can regurgitate offensive stereotypes. Safe, ethical AI means checking content for inaccuracy, bias, and harm. 

Even privately owned enterprise AI can make mistakes. A bad batch of data or a programming error can produce huge problems. An AI policy will include checks and balances to catch issues and minimize damage. 

2. Sicherheits- oder Datenschutzverletzung

Employees may not understand the data risks involved in using AI. For example, feeding private customer information into publicly available tools means that data becomes public. Clear rules help protect data privacy and make sure sensitive or private information doesn’t become AI output. Safeguard against leaks and risks with a clear policy about what tools are available and acceptable uses of those tools at work. This clarity could save the company embarrassment, protect data integrity and privacy, and reduce exposure to legal action.

3. Compliance und juristische Risiken

Die KI hat sich so schnell entwickelt, dass sie an Ray Bradburys berühmten Ausspruch erinnert: „Spring und lass dir auf dem Weg nach unten Flügel wachsen.“ Staatliche Regulierung und Fragen der rechtlichen Auswirkungen hinken der Entwicklung nach wie vor hinterher. 

For example, intellectual property (IP) gets murky when AI is involved, creating copyright infringement or IP ownership risk. A faulty data set may lead to poor outcomes that leave the organization open to legal issues. Complying with applicable laws and regulations about data and privacy as they emerge, like those recently passed in the EU, is much easier with a clear AI policy. 

Was wir in diesem Artikel behandelt haben, sind nur einige der Hauptrisiken, die durch eine eigene KI-Richtlinie gemindert werden können. 

Your first AI tool should be an AI policy

Crafting a thorough AI policy will take some time, and there’s no time like now to get started. Here are four steps to get started with your corporate AI policy.

1. Klären Sie Zweck und Ziele

Bringen Sie zunächst alle Stakeholder zusammen, um den Zweck und die Ziele der Richtlinie festzulegen. Sie möchten sichere und effektive Systeme – wie erreichen Sie dieses Ziel? Wie oben erwähnt, ist das Primärziel einer KI-Richtlinie, ein einheitliches und abgestimmtes Verhalten aller durch die Richtlinie betroffenen Partner zu gewährleisten. Überlegen Sie sich konkret, warum Sie eine Richtlinie benötigen. Zum Beispiel kann eine Richtlinie dabei helfen, sicherzustellen, dass alle Betroffenen wissen, welche Tools eingesetzt werden dürfen und wie. Bauen Sie vielleicht auch eine Passage ein, in der die Erwartungen an ethisches und verantwortungsvolles Handeln dargelegt werden. 

2. Erläutern Sie den Geltungsbereich und die Kommunikation

Betrachten Sie als Nächstes den Geltungsbereich der KI-Richtlinie:

• Für wen gilt die Richtlinie? Das können Mitarbeiter sein, Lieferanten, Auftragnehmer, freie Mitarbeiter und Berater. 
• Was machen Homeoffice oder hybride Arbeitsplätze für einen Unterschied für die KI-Richtlinie? 
• Müssen Sie unterschiedliche Vorschriften je nach Standort berücksichtigen? Wie sieht es mit internationalem Recht aus?
• Was für KI-Tools könnte das Unternehmen brauchen, und welche Teams und Einsatzszenarien wären betroffen? 

Und schließlich, wie werden Sie die Richtlinie unter Berücksichtigung der oben genannten Faktoren kommunizieren und aktualisieren? Diese Fragen sind essenziell für sinnvolle und durchsetzbare Regeln. 

3. Erstellen Sie konkrete Regeln für die KI-Nutzung

Ihre Regeln hängen von Ihrem konkreten Unternehmen ab. Aber im Großen und Ganzen werden Sie Vorgaben zu Themen wie Datenschutz, Fairness und Gleichbehandlung, Transparenz und Qualitätssicherung machen. Wenn nötig, können Sie auch die Regeln je nach Abteilung unterschiedlich gestalten. 

Address management and governance

The final step is determining who manages the policy, processes and communicates changes, and enforces misuse. Clearly outline these details in the final policy. 

Fazit

Selbst wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Mitarbeitende KI einsetzen oder es demnächst vielleicht tun, macht eine KI-Richtlinie Ihr Unternehmen zukunftssicherer. In der Richtlinie werden Ziele, Erwartungen und Verhaltensweisen für das Unternehmen und alle mit ihm verbundenen Parteien dargelegt. Keine KI-Richtlinie zu haben, erhöht das Risiko von Fehlinformationen, Sicherheitsverletzungen und rechtlichen Schritten. 

To learn more about the questions you should ask when writing an AI policy, check out our e-book, “How to Build an AI Policy.”