Why You Need an AI Policy

Why companies need an AI policy

And what the growth of AI tools mean for your organization

A recent survey from McKinsey reported on the state of AI today. At least 79 percent of respondents had some exposure to generative AI, and a further 22 percent used it regularly at work. 

That accelerated exposure is significant when you remember the catalyst for the current surge in popularity—ChatGPT’s public launch—only occurred in November 2022. Over 2023, AI generated content became a core business and media focus. AI use has only continued to grow in 2024 and will do so beyond. What does that mean for organizations that want to understand the AI landscape and manage the use of AI at work? 

There are many parts to establishing AI guidelines. If you’re ready for a detailed look at establishing guidelines for an AI policy, get our free e-book, “How to Build an AI Policy,” for more tips

Artificial intelligence—what you don’t know can hurt you

You might think, “We don’t use AI at my company. Do we need a policy?” 

Yes! You need an organizational AI policy whether your company plans to use AI or not. 

The purpose of an AI policy is to ensure compliance with consistent and approved behavior in AI tools by all employees. 

Whether you know it or not, employees are already using AI technologies or may try AI soon. Recent Gallup research reveals the risk. It found that 44 percent of leaders have no idea if their teams leverage AI. Furthermore, a Microsoft report found that 52 percent of employees don’t want their bosses to know they’re using DIY AI, or AI sourced by the employee, without appropriate enterprise-level protections. 

A clear AI usage policy ensures everyone understands the rules and the specific context when they can use artificial intelligence. A corporate AI policy eases the decision making burden, so there are no “act now, ask for forgiveness later” scenarios. Even if your company doesn’t currently use AI platforms, it’s critical to educate employees and have a policy that outlines the safe, private, and secure use of AI. 

Cela s’applique même en l’absence de projet formel d’adoption de l’IA, et a fortiori si votre entreprise prévoit de l’intégrer. Des lignes directrices claires permettent à l’organisation d’avancer de manière cohérente, sans commettre d’erreurs majeures. Ignorer ces enjeux serait trop risqué. 

3 major risks of not having a corporate AI policy

1. L’IA peut être biaisée ou inexacte

Le terme « intelligence » est trompeur. L’IA repose sur des données et des algorithmes, pas sur une réelle intelligence. Elle ne distingue pas le bien du mal. 

Les IA génératives comme ChatGPT ou Bard sont entraînées à partir de sources variées et publiques comme celles que l'on trouve sur internet. Elles génèrent la réponse la plus probable aux questions ou aux « prompts » de l'utilisateur. Son rôle n'est pas de vérifier les faits. Cela signifie qu'elles peuvent produire des informations fausses, partielles ou exactes. C’est à l’utilisateur de vérifier. Pire, elles peuvent reproduire des stéréotypes offensants. Une IA sûre et éthique implique de vérifier systématiquement les contenus pour détecter les inexactitudes, les biais ou les risques de préjudice. 

Even privately owned enterprise AI can make mistakes. A bad batch of data or a programming error can produce huge problems. An AI policy will include checks and balances to catch issues and minimize damage. 

2. Risques de sécurité ou de fuite de données

Employees may not understand the data risks involved in using AI. For example, feeding private customer information into publicly available tools means that data becomes public. Clear rules help protect data privacy and make sure sensitive or private information doesn’t become AI output. Safeguard against leaks and risks with a clear policy about what tools are available and acceptable uses of those tools at work. This clarity could save the company embarrassment, protect data integrity and privacy, and reduce exposure to legal action.

3. Risques réglementaires et juridiques

L’IA évolue si rapidement qu’elle rappelle la célèbre citation de Ray Bradbury : « ... sautez d'une falaise et construisez vos ailes en tombant ». Les questions réglementaires et juridiques peinent à suivre ce rythme effréné. 

For example, intellectual property (IP) gets murky when AI is involved, creating copyright infringement or IP ownership risk. A faulty data set may lead to poor outcomes that leave the organization open to legal issues. Complying with applicable laws and regulations about data and privacy as they emerge, like those recently passed in the EU, is much easier with a clear AI policy. 

Ce ne sont là que quelques-uns des risques majeurs qu’une charte d’entreprise peut aider à atténuer. 

Your first AI tool should be an AI policy

Crafting a thorough AI policy will take some time, and there’s no time like now to get started. Here are four steps to get started with your corporate AI policy.

1. Définir les objectifs et la finalité

Commencez par réunir les parties prenantes pour préciser les objectifs de la charte. Comment garantir des systèmes sûrs et efficaces ? Comme évoqué précédemment, l’objectif principal est d’assurer des comportements cohérents et approuvés chez tous les collaborateurs concernés. Réfléchissez aux raisons pour lesquelles cette charte est nécessaire. Elle permettra par exemple à tous de comprendre les outils autorisés et les cas d’usage acceptables. Pensez également à intégrer des attentes claires en matière d’éthique et de responsabilité. 

2. Définir le périmètre et les modalités de diffusion

Ensuite, précisez le champ d’application de la charte :

• Qui est concerné ? Salariés, prestataires, sous-traitants, intérimaires, consultants, etc. 
• Comment les modèles de travail (télétravail, hybride, présentiel) influencent-ils son application ? 
• Faut-il tenir compte des réglementations nationales ? Et des lois internationales ? Par exemple, selon le lieu de résidence ou de travail des clients ou des collaborateurs.
• Quels outils d’IA l’entreprise pourrait-elle utiliser, et quels sont les cas d’usage et les équipes concernés ? 

Enfin, comment la charte sera-t-elle communiquée et mise à jour ? Ces questions sont essentielles pour établir des lignes directrices complètes. 

3. Établir des règles d’utilisation précises

Les règles doivent être adaptées à votre organisation. Vous pouvez y aborder des aspects comme : la protection des données, la lutte contre les biais et l’équité, la transparence, ou encore les bonnes pratiques en matière d’assurance qualité. Si nécessaire, détaillez les usages spécifiques par service. 

Address management and governance

The final step is determining who manages the policy, processes and communicates changes, and enforces misuse. Clearly outline these details in the final policy. 

Mettez en place une charte IA dès maintenant pour préparer l’avenir

Même si vous ne savez pas encore si vos collaborateurs utilisent ou utiliseront l’IA, une charte pose les bases du succès. Elle clarifie les objectifs, les attentes et les comportements attendus pour l’entreprise et toutes les parties prenantes. Ne pas en avoir, c'est s’exposer à des risques majeurs : erreurs, failles de sécurité ou poursuites judiciaires. 

To learn more about the questions you should ask when writing an AI policy, check out our e-book, “How to Build an AI Policy.”