Why You Need an AI Policy

Why companies need an AI policy

And what the growth of AI tools mean for your organization

A recent survey from McKinsey reported on the state of AI today. At least 79 percent of respondents had some exposure to generative AI, and a further 22 percent used it regularly at work. 

That accelerated exposure is significant when you remember the catalyst for the current surge in popularity—ChatGPT’s public launch—only occurred in November 2022. Over 2023, AI generated content became a core business and media focus. AI use has only continued to grow in 2024 and will do so beyond. What does that mean for organizations that want to understand the AI landscape and manage the use of AI at work? 

There are many parts to establishing AI guidelines. If you’re ready for a detailed look at establishing guidelines for an AI policy, get our free e-book, “How to Build an AI Policy,” for more tips

Artificial intelligence—what you don’t know can hurt you

You might think, “We don’t use AI at my company. Do we need a policy?” 

Yes! You need an organizational AI policy whether your company plans to use AI or not. 

The purpose of an AI policy is to ensure compliance with consistent and approved behavior in AI tools by all employees. 

Whether you know it or not, employees are already using AI technologies or may try AI soon. Recent Gallup research reveals the risk. It found that 44 percent of leaders have no idea if their teams leverage AI. Furthermore, a Microsoft report found that 52 percent of employees don’t want their bosses to know they’re using DIY AI, or AI sourced by the employee, without appropriate enterprise-level protections. 

A clear AI usage policy ensures everyone understands the rules and the specific context when they can use artificial intelligence. A corporate AI policy eases the decision making burden, so there are no “act now, ask for forgiveness later” scenarios. Even if your company doesn’t currently use AI platforms, it’s critical to educate employees and have a policy that outlines the safe, private, and secure use of AI. 

To wszystko prawda, kiedy nie planujesz wykorzystania sztucznej inteligencji w swojej organizacji, ale nabiera jeszcze większego sensu, gdy planujesz wdrożenie AI. Zestaw wytycznych zapewnia, że organizacja podąża w jednolitym kierunku bez większych potknięć. Chowanie głowy w piasek wiąże się ze zbyt dużym ryzykiem. 

3 major risks of not having a corporate AI policy

1. Sztuczna inteligencja może być stronnicza lub dostarczać nieprawdziwe dane

Słowo "inteligencja" nie jest do końca trafne. Sztuczna inteligencja to tylko dane i algorytmy, a nie inteligencja. Nie odróżnia dobra od zła. 

Generatywna sztuczna inteligencja, taka jak ChatGPT lub Bard, jest szkolona na podstawie szerokich, publicznie dostępnych źródeł, takich jak Internet. Następnie generuje najbardziej prawdopodobną odpowiedź na pytania lub "podpowiedzi" użytkownika. To nie jest narzędzie do ustalania faktów; to jego najlepsze przypuszczenie na podstawie danych które ma. Oznacza to, że sztuczna inteligencja może i podaje fałszywe, częściowo nieprawidłowe lub prawidłowe informacje. Weryfikacja danych wyjściowych należy do użytkowników. Dodatkowo, może też powtarzać obraźliwe stereotypy. Bezpieczne, etyczne korzystanie ze sztucznej inteligencji oznacza sprawdzanie treści pod kątem nieścisłości, stronniczości i szkodliwości. 

Even privately owned enterprise AI can make mistakes. A bad batch of data or a programming error can produce huge problems. An AI policy will include checks and balances to catch issues and minimize damage. 

2. Naruszenie bezpieczeństwa lub danych

Employees may not understand the data risks involved in using AI. For example, feeding private customer information into publicly available tools means that data becomes public. Clear rules help protect data privacy and make sure sensitive or private information doesn’t become AI output. Safeguard against leaks and risks with a clear policy about what tools are available and acceptable uses of those tools at work. This clarity could save the company embarrassment, protect data integrity and privacy, and reduce exposure to legal action.

3. Zgodność z przepisami i ryzyko prawne

Sztuczna inteligencja rozwija się tak szybko, że przypomina słynny cytat Raya Bradbury'ego: "...skocz z klifu i zbuduj skrzydła w drodze na dół ". Kwestie regulacji i implikacji prawnych nadal pozostają w tyle za rozwojem i przyjęciem nowej technologii. 

For example, intellectual property (IP) gets murky when AI is involved, creating copyright infringement or IP ownership risk. A faulty data set may lead to poor outcomes that leave the organization open to legal issues. Complying with applicable laws and regulations about data and privacy as they emerge, like those recently passed in the EU, is much easier with a clear AI policy. 

To tylko kilka z kluczowych zagrożeń, które korporacyjna polityka AI może ograniczyć. 

Your first AI tool should be an AI policy

Crafting a thorough AI policy will take some time, and there’s no time like now to get started. Here are four steps to get started with your corporate AI policy.

1. Wyjaśnienie celu i założeń

Najpierw należy zebrać interesariuszy, aby ustalić cel i założenia polityki. Chcesz bezpiecznych i skutecznych systemów — w jaki sposób osiągniesz ten cel? Jak wspomniano powyżej, głównym celem polityki AI jest zapewnienie spójnego i zatwierdzonego zachowania wśród wszystkich partnerów, na których ta polityka ma wpływ. Zastanów się ogólnie, dlaczego potrzebujesz tej polityki. Na przykład, polityka pomogłaby wszystkim zainteresowanym zrozumieć zatwierdzone narzędzia i dozwolone przypadki użycia. Należy rozważyć sformułowanie oczekiwań dotyczących etycznych i odpowiedzialnych praktyk. 

2. Wyjaśnienie zakresu i komunikacji

Następnie należy rozważyć zakres polityki AI:

• Kogo dotyczy polityka? Weź pod uwagę pracowników, dostawców, wykonawców, pracowników tymczasowych i konsultantów. 
• Jak model pracy zdalnej, hybrydowej lub stacjonarnej wpływa na politykę AI? 
• Czy należy rozważyć wpływ lokalnych przepisów? A co z prawem międzynarodowym? Na przykład to, gdzie mieszkają i pracują klienci lub pracownicy, może mieć wpływ na politykę.
• Jakiego rodzaju narzędzi AI może potrzebować firma i jakie są przypadki użycia oraz zespoły, na które te narzędzia AI będą miały wpływ? 

Wreszcie, biorąc pod uwagę powyższe czynniki, w jaki sposób będziesz komunikować i aktualizować politykę? Pytania te są niezbędne do opracowania kompleksowych wytycznych. 

3. Stworzenie konkretnych wytycznych dotyczących korzystania ze sztucznej inteligencji

Wytyczne dotyczą konkretnej organizacji. Możesz zająć się utrzymaniem prywatności danych, uczciwością i ograniczaniem uprzedzeń, przejrzystością i praktykami zapewniania jakości. Jeśli ma to zastosowanie, wyszczególnij specjalistyczne wykorzystanie sztucznej inteligencji według działu. 

Address management and governance

The final step is determining who manages the policy, processes and communicates changes, and enforces misuse. Clearly outline these details in the final policy. 

Opracuj i wprowadź politykę AI już teraz, aby odnieść sukces w przyszłości

Nawet jeśli nie masz pewności, że pracownicy korzystają z AI już teraz lub będą z niej korzystać w przyszłości, polityka AI przygotowuje organizację na sukces. Polityka jasno określa cele, oczekiwania i zachowania dla firmy i wszystkich stron z nią związanych. Rezygnacja z polityki zwiększa potencjalne ryzyko niedokładności, naruszenia bezpieczeństwa i podjęcia działań prawnych. 

To learn more about the questions you should ask when writing an AI policy, check out our e-book, “How to Build an AI Policy.”