Why You Need an AI Policy

Why companies need an AI policy

And what the growth of AI tools mean for your organization

A recent survey from McKinsey reported on the state of AI today. At least 79 percent of respondents had some exposure to generative AI, and a further 22 percent used it regularly at work. 

That accelerated exposure is significant when you remember the catalyst for the current surge in popularity—ChatGPT’s public launch—only occurred in November 2022. Over 2023, AI generated content became a core business and media focus. AI use has only continued to grow in 2024 and will do so beyond. What does that mean for organizations that want to understand the AI landscape and manage the use of AI at work? 

There are many parts to establishing AI guidelines. If you’re ready for a detailed look at establishing guidelines for an AI policy, get our free e-book, “How to Build an AI Policy,” for more tips

Artificial intelligence—what you don’t know can hurt you

You might think, “We don’t use AI at my company. Do we need a policy?” 

Yes! You need an organizational AI policy whether your company plans to use AI or not. 

The purpose of an AI policy is to ensure compliance with consistent and approved behavior in AI tools by all employees. 

Whether you know it or not, employees are already using AI technologies or may try AI soon. Recent Gallup research reveals the risk. It found that 44 percent of leaders have no idea if their teams leverage AI. Furthermore, a Microsoft report found that 52 percent of employees don’t want their bosses to know they’re using DIY AI, or AI sourced by the employee, without appropriate enterprise-level protections. 

A clear AI usage policy ensures everyone understands the rules and the specific context when they can use artificial intelligence. A corporate AI policy eases the decision making burden, so there are no “act now, ask for forgiveness later” scenarios. Even if your company doesn’t currently use AI platforms, it’s critical to educate employees and have a policy that outlines the safe, private, and secure use of AI. 

Zasada ta obowiązuje przy braku planów technologicznych, zyskuje jednak na znaczeniu, gdy zamierzasz wdrożyć rozwiązania AI. Dzięki określonym zasadom organizacja rozwija się w spójny sposób i nie naraża się na kosztowne błędy. Chowanie głowy w piasek niesie za sobą zbyt wiele zagrożeń. 

3 major risks of not having a corporate AI policy

1. AI może być stronnicza lub podawać błędne informacje

Słowo „inteligencja” jest w tym przypadku dość mylące. Sztuczna inteligencja to jedynie dane i algorytmy, a nie prawdziwy intelekt. Nie potrafi ona odróżnić prawdy od fałszu ani dobra od zła. 

Generative AI like ChatGPT or Bard is trained on broad, publicly available sources like the internet. It then generates the most probable response to user questions or “prompts.” It is not a fact-finder; it’s making its best guess. That means AI can and does offer false, partially incorrect, or correct information. It’s up to users to verify the output. Additionally, it can regurgitate offensive stereotypes. Safe, ethical AI means checking content for inaccuracy, bias, and harm. 

Even privately owned enterprise AI can make mistakes. A bad batch of data or a programming error can produce huge problems. An AI policy will include checks and balances to catch issues and minimize damage. 

2. Naruszenie bezpieczeństwa lub wyciek danych

Employees may not understand the data risks involved in using AI. For example, feeding private customer information into publicly available tools means that data becomes public. Clear rules help protect data privacy and make sure sensitive or private information doesn’t become AI output. Safeguard against leaks and risks with a clear policy about what tools are available and acceptable uses of those tools at work. This clarity could save the company embarrassment, protect data integrity and privacy, and reduce exposure to legal action.

3. Ryzyko prawne i brak zgodności

Sztuczna inteligencja rozwija się tak szybko, że przypomina to słynne słowa Raya Bradbury’ego: „skocz z urwiska i buduj skrzydła podczas spadania”. Przepisy oraz kwestie prawne wciąż nie nadążają za tempem rozwoju i wdrażania tych technologii. 

For example, intellectual property (IP) gets murky when AI is involved, creating copyright infringement or IP ownership risk. A faulty data set may lead to poor outcomes that leave the organization open to legal issues. Complying with applicable laws and regulations about data and privacy as they emerge, like those recently passed in the EU, is much easier with a clear AI policy. 

To zaledwie kilka z kluczowych zagrożeń, które firmowa polityka dotycząca AI pozwala skutecznie ograniczyć. 

Your first AI tool should be an AI policy

Crafting a thorough AI policy will take some time, and there’s no time like now to get started. Here are four steps to get started with your corporate AI policy.

1. Wyjaśnij cel i założenia

Na początek zbierz interesariuszy, aby wspólnie ustalić cel i zadania nowej polityki. Zależy Ci na bezpiecznych i skutecznych systemach – jak zamierzasz to osiągnąć? Jak wspomniano powyżej, głównym zadaniem polityki dotyczącej AI jest zadbanie o to, aby wszystkie strony, których ona dotyczy, działały w spójny i zatwierdzony sposób. Spójrz na temat szerzej i zadaj sobie pytanie, z jakiego powodu tworzysz te wytyczne. Na przykład polityka mogła by pomóc wszystkim zainteresowanym zrozumieć, które narzędzia są dozwolone i w jakich sytuacjach można ich używać. Warto też od razu pomyśleć o zapisach dotyczących etycznych i odpowiedzialnych praktyk. 

2. Wyjaśnij zakres i sposób komunikacji

W następnym kroku zastanów się nad zakresem polityki dotyczącej AI:

• Kogo obejmują te zasady? Weź pod uwagę pracowników, dostawców, podwykonawców, pracowników tymczasowych oraz konsultantów. 
• Jak praca zdalna, hybrydowa lub stacjonarna wpłynie na politykę dotyczącą AI? 
• Czy musisz uwzględnić lokalne przepisy? A co z prawem międzynarodowym? Przykładowo, miejsce zamieszkania i pracy Twoich klientów lub pracowników może mieć spory wpływ na te zasady.
• Jakich narzędzi AI może potrzebować firma, jakie są scenariusze ich użycia i które zespoły będą z nich korzystać? 

I na koniec – biorąc pod uwagę powyższe czynniki – jak będziesz informować o zasadach i je aktualizować? Pytania te są niezbędne do opracowania kompleksowych wytycznych. 

3. Stwórz konkretne wytyczne w zakresie korzystania z AI

Każda firma potrzebuje innych, dopasowanych do siebie zasad. Warto poruszyć w nich kwestie prywatności danych, unikania stronniczości, przejrzystości oraz procedur kontroli jakości. Jeśli ma to zastosowanie, opisz szczegółowo, jak poszczególne działy mogą korzystać ze sztucznej inteligencji w swojej specjalizacji. 

Address management and governance

The final step is determining who manages the policy, processes and communicates changes, and enforces misuse. Clearly outline these details in the final policy. 

Opracuj i wprowadź politykę dotyczącą AI już teraz, aby odnieść sukces w przyszłości

Nawet jeśli nie masz pewności, czy pracownicy korzystają z AI obecnie lub czy będą to robić w przyszłości, polityka dotycząca AI przygotuje Twoją organizację na nadchodzące wyzwania. Taki dokument jasno określa cele, oczekiwania oraz zasady postępowania dla firmy i wszystkich powiązanych z nią stron. Rezygnacja z wprowadzenia tych zasad potęguje potencjalne ryzyko związane z błędami, naruszeniami bezpieczeństwa oraz procesami sądowymi. 

To learn more about the questions you should ask when writing an AI policy, check out our e-book, “How to Build an AI Policy.”