So erstellen Sie Softskills-Schulungen für Mitarbeitende

Softskills sind die wahren Helden

Stellen Sie sich Folgendes vor: Ein frustrierter Kunde ruft Ihre Support-Hotline an; er ist offensichtlich wütend. Doch statt Ihr Unternehmen zu rechtfertigen, hört Ihr Star-Spezialist Amar zu. Er steuert das Gespräch einfühlsam und führt den Kunden erfolgreich von der Frustration zur Lösung. Seine Reaktion schafft Loyalität in einer Situation, die leicht zum Verlust eines Kunden hätte führen können. 

Softskills wie die von Amar sind für den Geschäftserfolg unverzichtbar. Diese Fähigkeiten und Verhaltensweisen sind nicht berufsspezifisch, sondern gehören zu den wünschenswertesten Kompetenzen, die Mitarbeitende haben können: Empathie, Zeitmanagement, Konfliktmanagement, Verhandlungsgeschick, Networking und Anpassungsfähigkeit sind alle Beispiele für wichtige Softskills. 

Traditionelle Schulungen zielen auf den Erwerb oder Ausbau fachlicher Kompetenzen ab, aber auch Softskills-Schulungen können einen wichtigen Teil der beruflichen Weiterentwicklung darstellen. In diesem Artikel beleuchten wir vier Schritte zum Aufbau eines effektiven Softskills-Lernprogramms für Unternehmen. 

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Worin unterscheiden sich Fachkompetenzen von Softskills?

Fachkompetenzen und Softskills sind beide für die Arbeit wichtig. Fachkompetenzen werden in der Regel durch Ausbildung, Studium oder andere strukturierte Lernpfade erworben. Darunter fallen z. B. Programmieren oder Grafikdesign. Fachkompetenz betrifft das, was Sie konkret bei der Arbeit tun.

Im Gegensatz dazu geht es bei Softskills darum, wie Sie an Ihre Arbeit herangehen. Beispiele sind emotionale Intelligenz, aktives Zuhören und kreatives Denken. Manchmal werden diese Fähigkeiten auch als soziale Kompetenzen bezeichnet. 

Beide Arten von Wissen sind wichtig, unabhängig vom Beruf oder der Branche. Projektmanager nutzen Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten, um die Einhaltung des Zeitplans für Aufträge zu gewährleisten. Vertriebsmitarbeitende verwenden Überzeugungsarbeit und Verhandlungsgeschick, um den Umsatz zu steigern. Vorgesetzte verlassen sich auf ihre Flexibilität, um Mitarbeitende durch verschiedenste Herausforderungen zu begleiten.

Softskills wie Empathie und Kommunikation sind ebenso erlernbar wie Fachkompetenzen. Und in die Entwicklung der Softskills Ihrer Mitarbeitenden zu investieren, ist der Schlüssel zu mehr Motivation, Entwicklung und Produktivität.

Der 4-Schritte-Prozess für Softskills-Schulungsprogramme

Wie vieles im Leben sind Softskills-Schulungen an sich simpel, erfordern aber harte Arbeit, um sie zu meistern. Zum Glück gibt es vier grundlegende Schritte, nach denen diese Schulungen gelingen: wichtigste Softskills je nach Rolle definieren, Bestandsaufnahme durchführen, üben, Feedback geben. Schauen wir uns diese Schritte im Detail an.

1. Wichtigste Softskills je nach Rolle definieren

Softskills können in jeder Position im Unternehmen helfen, aber je nach Rolle bringen manche noch mehr als andere. Deshalb sollten Sie als Erstes ermitteln, welche Softskills für welche Rolle besonders wichtig sind. So könnte ein Personalvermittler möglicherweise sein aktives Zuhören auffrischen, während sich ein Kundendienstmitarbeiter auf effektive Kommunikation konzentrieren sollte.

Für die Ermittlung der jeweiligen Softskills empfehlen wir die folgenden drei Methoden:

• Gehen Sie die Stellenbeschreibungen des Unternehmens durch. In den meisten wird eine Liste der erforderlichen oder wünschenswerten Softskills stehen. Das ist gewissermaßen der Ausgangspunkt für die Analyse.

• Bitten Sie Vorgesetzte, die Liste zu überprüfen. Stimmt etwas nicht oder fehlt etwas? Oder lassen Sie sie die Softskills auflisten, die ihre besten Teammitglieder haben. Wie gut deckt sich diese Liste mit der Stellenbeschreibung für die jeweilige Rolle? Unterteilen Sie die Softskills dann in unabdingbar und wünschenswert.

• Holen Sie Mitarbeiterfeedback ein. Fragen Sie Menschen in denselben Rollen nach den Softskills, die sie häufig einsetzen. Wo haben sie Schwierigkeiten, wo möchten sie ihre Fähigkeiten ausbauen?

Erstellen Sie anhand dieser Umfragen eine umfassende und priorisierte Liste von Softskills für jede Rolle.

2. Bestandsaufnahme durchführen

Als Nächstes gehen Sie dazu über, den Ist-Zustand in der Belegschaft zu ermitteln. Setzen Sie dabei einen standardisierten Test zur Ermittlung der Stärken und Schwächen einzelner Mitarbeitender ein. So können Sie die späteren Schulungen präzise auf den individuellen Bedarf zuschneiden. 

Wie funktioniert das genau? Eine Möglichkeit ist, einen vorgefertigten Softskills-Test zu kaufen. Diese Tests sind jedoch oft sehr allgemein gehalten und möglicherweise nicht für alle Ihre Lernenden gleichermaßen relevant oder sinnvoll. Besser ist es meistens, Ihren eigenen Online-Softskills-Test zu erstellen.

Mögliche Testmethoden sind:

• Wissenstest. Wissenstests sind eine einfache Möglichkeit, Lernende zu testen. Multiple Choice, Lückentexte, Single Choice und Zuordnungsaufgaben sind bewährte Methoden, um herauszufinden, was die Lernenden bereits wissen – und was nicht. Bei einer richtigen Antwort wird das Wissen mit zusätzlichem Feedback gefestigt. Falsche Antworten offenbaren klares Verbesserungspotenzial und damit den konkreten Softskills-Schulungsbedarf.

• Sortieraufgaben. Nehmen wir an, Sie möchten besprechen, was es bei empathischem Verhalten zu beachten gilt. Bei Sortieraufgaben können die Lernenden Aussagen (oder auch Fragen) per Drag-and-Drop in verschiedene Kategorien ziehen. Zum Beispiel sind „Wie kann ich da helfen?“ und „Ich verstehe, wie Sie sich fühlen.“ Sätze, die Empathie zeigen. Sortieraufgaben werden nicht benotet, aber die Lernenden erhalten unmittelbares Feedback zu richtigen und falschen Antworten. Am Ende sehen sie dann, wie viele sie beim ersten Versuch richtig zugeordnet haben.

• Branching-Szenarien. Wenn Mitarbeitende vor der Schulung realistische Szenarien durchlaufen, kann das helfen, ihre Kompetenzen zu ermitteln. Hierbei werden Dialoge, Antworten und Feedback verwendet, die je nach Reaktion des Lernenden variieren. Entscheidungsfindungs-Interaktionen wie Szenarien sind ideal, um zu beurteilen, wie gut die Lernenden mit kniffligen Situationen wie der oben beschriebenen umgehen können.

3. Auch bei Softskills gilt: Übung macht den Meister

Sie haben herausgefunden, welche Softskills für die verschiedenen Rollen nötig sind? Und Sie haben Ihren Lernenden geholfen zu verstehen, was sie gut können und wo noch Verbesserungsbedarf besteht? Dann ist es jetzt an der Zeit, die mangelnden Softskills zu trainieren.

Zu den klassischen Methoden des Softskills-Trainings gehören Mentoring und andere Formen des direkten persönlichen Lernens. Es lassen sich jedoch nicht immer Mitarbeitende finden, die über die Zeit und das Fachwissen verfügen, um zusätzlich zu ihren täglichen Aufgaben andere Mitarbeitende zu betreuen. Ein Kursleiter kann das gewünschte Verhalten auch im Seminarraum demonstrieren, aber das Gelernte verblasst schnell, wenn keine Zeit zum Üben bleibt. Nicht zu vernachlässigen ist auch, dass es in einigen Situationen – z. B. bei geografisch verteilten Belegschaften – schwierig bis unmöglich und in jedem Fall teuer ist, Präsenzschulungen anzubieten.

Hier können Online-Kurse helfen. Sie bieten ein konsistentes, dynamisches und individuelles Lernerlebnis, auf das die Lernenden jederzeit während ihres Arbeitstages zugreifen können.

Beispiele für Online-Softskills-Kurse 

Beispiel 1: Ein Micro-Learning-Kurs mit kurzen eingebetteten Videos könnte Schritt für Schritt zeigen, wie Amar – aus dem obigen Beispiel – Fähigkeiten wie aktives Zuhören, kritisches Denken und Empathie einsetzt, um erfolgreich mit einem frustrierten Kunden zu kommunizieren. Die Teilnehmenden könnten dann an einem interaktiven Test teilnehmen, um die von Amar demonstrierten Softskills zu festigen. 

Beispiel 2: Ein Branching-Szenario könnte Zeitmanagementfähigkeiten messen. Beginnen Sie mit einem realistischen Szenario, z. B. einer Entwicklungsabteilung, die versucht, von Kunden eröffnete Bug-Tickets zu sichten. Es enthält realistische Fragen, die die Teilnehmenden in der Praxis von ihren Vorgesetzten oder Kunden erhalten könnten. Bitten Sie die Lernenden, diese Fragen zu beantworten, und leiten Sie sie je nach Antwort in verschiedene Pfade mit unterschiedlichen Erfolgsquoten. Diese Strategie ist hervorragend für die Kompetenzentwicklung geeignet, da die Lernenden unmittelbares Feedback erhalten und erfolgreiche Verhaltensweisen gefestigt werden. 

Egal, wie Sie die Schulung gestalten, geben Sie den Lernenden verschiedene Möglichkeiten, ihre Fähigkeiten zu verbessern. Online-Lernen ist besonders effektiv, weil die Lernenden Softskills, die sie noch nicht beherrschen, in einer risikofreien Umgebung üben können. 

4. Feedback-Zyklen einrichten

Geben Sie den Lernenden kontinuierliches Feedback. Es ist viel einfacher, eine Kompetenzlücke früh zu schließen als spät. Regelmäßiges Feedback und Coaching steigern nicht nur Effizienz und Effektivität der Mitarbeitenden, sondern auch die Moral.  

Wenn Ihr Tool welche bietet, sehen Sie sich Berichte zu den Absolvierungsquoten und Testergebnissen Ihrer Lernenden an, um Schwachstellen auszumachen. Anhand dieser Berichte und Ihrer eigenen Beobachtungen aus der Praxis können Sie den Mitarbeitenden gezielteres und konstruktiveres Coaching anbieten. 

Fazit 

Ausgeprägte Softskills machen menschliche Interaktionen leichter – im privaten wie im geschäftlichen Umfeld. Überlegen Sie gut, welche Softskills für welche Rolle gebraucht werden, und nehmen Sie sich Zeit, die vorhandenen Fähigkeiten und Lücken der Lernenden zu ermitteln, um gezielte Schulungen anbieten zu können. Entwickeln Sie schließlich E-Learning, das die mangelnden Fähigkeiten fördert und Feedback zu Verbesserungspotenzial und Übungsmöglichkeiten gibt. Damit unterstützen Sie die Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden und helfen ihnen, selbstständig zu denken und zu handeln, im Team zusammenzuarbeiten und Probleme innerhalb des Unternehmens zu lösen.

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