Cómo Crear Capacitación En Habilidades Blandas Para Empleados

Habilidades blandas al rescate

Imagina esto: un cliente frustrado llama a tu línea de soporte técnico y está claro que está enojado. Pero en lugar de responder a la defensiva, tu especialista estrella, Amar, escucha. Gestiona la conversación con empatía y guía con éxito al cliente de la frustración a la resolución. Su respuesta genera lealtad en una situación que fácilmente podría llevar a perder un cliente. 

Habilidades blandas como las de Amar son fundamentales para el éxito empresarial. Estas habilidades y comportamientos no son específicos de cada puesto, pero son algunas de las más deseables que puede tener un empleado. La empatía, la gestión del tiempo, la gestión de conflictos, la negociación, el networking y la adaptabilidad son ejemplos de habilidades blandas críticas. 

Mientras que la capacitación tradicional puede centrar en habilidades técnicas, la capacitación en habilidades blandas puede formar parte del desarrollo profesional con el plan adecuado. Exploraremos cuatro pasos para establecer un programa eficaz de aprendizaje continuo para las habilidades blandas en el trabajo. 

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¿Cuál es la diferencia entre una habilidad blanda y una habilidad dura?

Tanto las habilidades técnicas como las blandas son importantes en el trabajo. Las habilidades técnicas suelen significar una habilidadconcreta para una competencia específica adquirida mediante capacitación establecido. Piénsalas como habilidades técnicas. Ejemplos son conocimientos en programación de software o análisis de datos.

A diferencia de las habilidades técnicas, las habilidades blandas suelen estar relacionadas con cómo abordas el trabajo. Ejemplos son la inteligencia emocional, la capacidad de escucha activa y el pensamiento creativo. Algunos podrían llamarlas habilidades sociales. 

Ambos tipos de conocimientos son importantes, independientemente del negocio o industria. Los gestores de proyectos emplean habilidades de liderazgo y comunicación para mantener los trabajos en el calendario. Los comerciales usan la persuasión para aumentar las ventas. Los responsables emplean la adaptabilidad para guiar a los empleados a través de diversos desafíos.

Habilidades blandas como la empatía y la comunicación son tan fáciles de mostrar como las técnicas como la información financiera o cambiar un filtro de climatización. Invertir en el desarrollo de habilidades blandas de los empleados es clave para el crecimiento, la participación y la productividad del equipo.

El proceso de 4 pasos para los programas de capacitación en habilidades blandas

Como muchas de las mejores cosas, el entrenamiento en habilidades blandas es sencillo pero requiere mucho trabajo para dominarlo. Por suerte, hay cuatro pasos básicos en esta capacitación de habilidades: determinar las mejores habilidades blandas por rol, realizar una evaluación, practicar y recibir comentarios. Vamos a explorar los detalles.

1. Determinar las habilidades adecuadas para cada puesto

Aunque las habilidades blandas complementan prácticamente todos los puestos de una compañía, sus beneficios varían según el puesto. Por eso, determinar qué habilidades blandas son críticas para cada título es el primer paso. Por ejemplo, un reclutador puede necesitar repasar la escucha activa, mientras que un representante de atención al cliente puede centrar en cómo comunicar eficazmente.

Estas tres prácticas ayudarán a establecer los requisitos para cada puesto:

• Review las descripciones de puestos de la compañía. La mayoría incluye una lista de habilidades blandas requeridas o de ayuda para puestos concretos. Esto crea un punto de partida fácil para las habilidades blandas de cada uno.

• Pide a los responsables que revisen la lista. ¿Falta algo fuera de lugar o algo incorrecto? O que enumeren las habilidades blandas que muestran sus colegas estrella. ¿Cómo se compara la lista con la descripción del puesto de su puesto? Luego, valora las habilidades como innegociables o como algo que es bueno tener.

• Obtén comentarios de los empleados. Pregunta a personas en esos mismos puestos sobre las habilidades blandas que usan con frecuencia. ¿Dónde tienen dificultades y desean desarrollar sus habilidades?

Emplea los resultados de esta encuesta para elaborar una lista completa y priorizada de habilidades blandas para cada puesto.

2. Realizar una evaluación de habilidades blandas

A continuación, es momento de evaluar a los individuos para obtener una referencia de rendimiento de los empleados. Implementa una práctica estandarizada para evaluar de forma justa las fortalezas y áreas de crecimiento de los empleados. Una evaluación de habilidades blandas, o evaluación, puede ayudarte a adaptar sus necesidades a la capacitación adecuada. 

Entonces, ¿cómo se hace eso? Una opción es adquirir una evaluación de habilidades blandas preexistente. Sin embargo, estos exámenes suelen ser generalizados y pueden no aplicar a todo tu alumnado. Otra opción es crear tu propia evaluación online de habilidades blandas.

Algunas valoraciones a tener en cuenta:

• Pruebas de conocimiento. Las comprobaciones de conocimientos son una forma sencilla de hacer cuestionarios al alumnado. Elige entre evaluaciones de respuesta múltiple, rellenar hueco, Pregunta de opción múltiple y evaluación de emparejamiento para ver qué el alumnado ya sabe—o no. Si tu alumno responde correctamente, consolidará sus conocimientos con comentarios adicionales. Respuestas incorrectas ayudarán a identificar habilidades blandas para fortalecerlas.

• Actividades de ordenar. Supongamos que quieres hablar de lo que se debe y no se debe hacer para mostrar empatía. Las actividades de ordenación permiten al alumnado arrastrar y soltar frases en diferentes categorías. Por ejemplo, "ofrece apoyo", pero "no intentes cambiar las emociones de una persona" son frases que demuestran empatía. Las actividades de clasificación no se califican, pero el alumnado recibe comentarios inmediatos por respuestas correctas e incorrectas. Verán cuántos acertaron en el primer intento cuando terminen.

• Escenarios ramificados. Practicar situaciones reales antes de la capacitación puede revelar la base de habilidades del empleado. Este método puede incluir diálogos, respuestas y comentarios que varían según cómo responda el alumno. Las interacciones para la toma de decisiones, como los escenarios, son ideales para evaluar qué tan bien el alumnado puede afrontar situaciones difíciles como la que enfrentó Amar.

3. Desarrollar habilidades blandas: la práctica hace al maestro

Identificaste qué habilidades blandas requieren distintos trabajos. Y ayudaste a tu alumnado a entender dónde destacan y dónde hay margen de crecimiento. Ahora, es momento de implementar capacitación en habilidades blandas para que el alumnado pueda practicar y mejorar.

Los métodos tradicionales de capacitación en habilidades blandas pueden incluir mentoría, aprendizajes y capacitación presencial. Sin embargo, no siempre es práctico encontrar empleados con los recursos, el tiempo y la experiencia necesarios para mentorizar a otros además de sus responsabilidades diarias. Del mismo modo, un instructor puede modelar el comportamiento en un aula, pero el aprendizaje se desvanece rápidamente sin tiempo para practicar nuevas habilidades. También cabe destacar que algunas situaciones —como empleados que trabajan en diferentes ubicaciones— hacen que la capacitación presencial sea costosa y difícil.

Los cursos de desarrollo profesional en línea pueden abordar estos desafíos. La oportunidad de practicar individualmente ayuda a crear una experiencia de capacitación coherente, dinámica y personalizada a la que el alumnado puede acceder en cualquier momento durante el flujo de su jornada laboral.

Ejemplos de capacitación online de habilidades blandas 

Por ejemplo, un curso de microaprendizaje con videos cortos incrustados podría demostrar paso a paso cómo Amar —el especialista estrella que salvó el día— empleó habilidades sociales como la resolución de problemas, el pensamiento crítico y la empatía para comunicar con éxito con un cliente frustrado. Los participantes podían realizar una evaluación interactiva para reforzar las habilidades blandas que Amar demostró. 

Un escenario ramificado podría medir las habilidades de gestión del tiempo. Empieza con un escenario realista, como un departamento de ingeniería intentando filtrar tiquetes de "errores" de clientes. Incluye preguntas realistas que un ingeniero pueda recibir de su jefe o cliente. Pide al ingeniero que responda a esas preguntas realistas y diríjale por diferentes rutas con tasas de éxito variables según sus respuestas. Esta estrategia es excelente para desarrollar habilidades porque el alumno recibe comentarios inmediatos y refuerzo de habilidades que volverá a usar en el futuro. 

No importa cómo diseñes la capacitación, ofrece al alumnado muchas oportunidades para perfeccionar sus habilidades de diferentes maneras. El aprendizaje online es especialmente eficaz porque el alumnado puede practicar habilidades blandas que aún no dominan en un entorno seguro. 

4. Establecer ciclos de comentarios

Por último, proporciona comentarios continuos al alumnado. Abordar una brecha de habilidades en las primeras etapas del aprendizaje es mucho más sencillo. Los comentarios regulares y el coaching aumentan la eficiencia y eficacia de los empleados e incluso aumentan la moral.  

Es útil consultar el panel de control de tu herramienta para ver si hay reportes que muestran la finalización del alumnado y las tasas de rendimiento en evaluaciones para identificar puntos débiles. Estos reportes y tu observación del rendimiento laboral pueden ayudarte a tener sesiones de coaching constructivas más dirigidas con los empleados. 

El entrenamiento de habilidades blandas es posible con paciencia y un plan 

Tener excelentes habilidades blandas facilita la gestión de situaciones personales y profesionales. Sé reflexivo al decidir las habilidades blandas necesarias para cada puesto y dedica tiempo a evaluar las capacidades del alumnado para determinar cuáles deben fortalecer. Por último, desarrolla unos cursos de e-learning que fomenten estas habilidades y ofrezca comentarios sobre mejoras y áreas de crecimiento. Cuando lo hagas, apoyarás el desarrollo personal de tu alumnado y empoderarás a los miembros del equipo para que piensen de forma independiente, trabajen de forma colaborativa y resuelvan problemas dentro de la organización.

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