Hoe je soft skills training maakt voor werknemers

Soft skills maken het verschil

Stel je eens voor: een gefrustreerde, boze klant belt je ondersteuningsteam op. In plaats van in de verdediging te schieten, blijft je specialist Amar aandachtig luisteren. Hij voert een empathisch gesprek en zet de frustratie om in een oplossing. Door Amar's uitmuntende reactie heb je er nu een loyale klant bij in plaats van dat je hem kwijt bent. 

Soft skills zoals die van Amar zijn een fundamenteel aspect bij zakelijk succes. Deze vaardigheden en gedragingen zijn niet functiegebonden, maar het zijn wel enkele van de meest wenselijke eigenschappen die een werknemer kan hebben. Empathie, tijdmanagement, conflictbeheer, onderhandelen, netwerken en aanpassingsvermogen zijn allemaal voorbeelden van cruciale soft skills. 

Hoewel typische trainingen gericht kunnen zijn op vaktechnische vaardigheden, kan soft skills training met de juiste strategie deel uitmaken van professionele ontwikkeling. We gaan vier stappen bespreken om een effectief leerprogramma te maken voor soft skills op het werk. 

Benieuwd welke soft skills gewild zijn op de markt van vandaag? Download ons e-book, “De top 3 soft skills die je werknemers nodig hebben in de nieuwe werkwereld“

Wat is het verschil tussen soft skills en vaktechnische vaardigheden?

Zowel technische vaardigheden als soft skills zijn belangrijk op het werk. Vaktechnische vaardigheden zijn doorgaans concrete vaardigheden voor een specifieke competentie die zijn verkregen door middel van een vaste training. Je kunt ze zien als technische vaardigheden. Voorbeelden zijn kennis op het gebied van softwarecodering of data-analyse.

In tegenstelling tot technische vaardigheden hebben soft skills vaak te maken met hoe je werk benadert . Voorbeelden zijn emotionele intelligentie, actief luisteren en creatief denken. Sommigen zouden het ook wel 'sociale vaardigheden' noemen. 

Beide soorten kennis zijn belangrijk, ongeacht het bedrijf of de sector. Projectmanagers gebruiken leiderschaps- en communicatieve vaardigheden om het werk op koers te houden. Verkoopmedewerkers gebruiken overtuiging om de verkoop te verhogen. Managers gebruiken aanpassingsvermogen om werknemers door uiteenlopende uitdagingen heen te helpen.

Soft skills zoals empathie en communicatie zijn net zo leerbaar als technische vaardigheden zoals financiële rapportage of het vervangen van een HVAC-filter. Investeren in de ontwikkeling van soft skills van werknemers is belangrijk voor hun groei, betrokkenheid en productiviteit.

Het 4-stappenproces voor trainingsprogramma's voor soft skills

Training voor soft skills is eenvoudig, maar vereist enige toewijding om het goed onder de knie te krijgen. Er zijn vier basisstappen voor deze vaardigheidstraining: het bepalen van de beste soft skills per functie, het laten uitvoeren van een toets, oefeningen, en feedback geven. Laten we deze stappen in meer detail bekijken.

1. Bepaal de juiste vaardigheden voor elke functie

Hoewel soft skills vrijwel elke baan binnen een bedrijf aanvullen, verschillen de exacte voordelen per functie. Daarom is de belangrijke eerste stap om te bepalen welke soft skills voor elke functie nodig zijn. Een recruiter moet bijvoorbeeld actief luisteren verbeteren, terwijl een klantenservicemedewerker zich kan richten op effectief communiceren.

Deze drie best practices helpen bij het vaststellen van de vereisten voor elke functie:

• Bekijk de functieomschrijvingen van het bedrijf. De meeste bevatten een lijst van vereiste of nuttige soft skills voor bepaalde functies. Dit biedt een gemakkelijk startpunt om soft skills te bepalen voor elk.

• Vraag managers om de lijst te bekijken. Is er iets mis mee of ontbreekt er iets aan? Je kunt ze ook de soft skills laten opnoemen waar hun beste werknemers over beschikken. Hoe verhoudt de lijst zich tot de functieomschrijving? Stel de vaardigheden vervolgens vast als absoluut onmisbaar of fijn om te hebben.

• Zorg dat je feedback van werknemers krijgt. Vraag mensen in dezelfde functies naar de soft skills die ze vaak gebruiken. Waar hebben ze moeite mee en welke vaardigheden willen ze verbeteren?

Gebruik de resultaten van de enquête om voor elke functie een uitgebreide lijst van soft skills samen te stellen.

2. Voer een soft skills beoordeling uit

Vervolgens is het tijd om individuen te beoordelen om een helder beeld te krijgen van de gemiddelde werknemersprestaties. Gebruik een gestandaardiseerde werkwijze om de sterke punten en de gebieden waarop werknemers kunnen groeien eerlijk te beoordelen. Een toets of evaluatie van soft skills kan je helpen om de behoeften af te stemmen op de juiste training. 

Dus, hoe gaat dat in zijn werk? Een optie is het aanschaffen van een reeds uitgevoerde soft skills toets. Deze toetsen zijn echter vaak algemeen en zijn mogelijk niet van toepassing op al je cursisten. Een andere optie is om je eigen online soft skills toets te maken.

Enkele toetsen om te overwegen:

• Kenniscontroles. Kenniscontroles zijn een simpele manier om cursisten te toetsen. Kies uit meerdere antwoorden, leeg veld invullen, meerkeuze en 'koppel de paren' om te zien wat cursisten al weten en wat ze nog moeten leren. Als je cursist het juiste antwoord geeft, wordt hun kennis opgefrist met aanvullende feedback. Foute antwoorden helpen vast te stellen welke soft skills verbeterd moeten worden.

• Sorteeractiviteiten. Stel dat je wilt bespreken wat je allemaal wel en niet moet doen om empathie te tonen. Met sorteeractiviteiten kunnen cursisten zinnen naar verschillende categorieën slepen en neerzetten. Dingen als 'bied ondersteuning', maar 'probeer iemands emoties niet te veranderen' zijn zinnen die blijk geven van empathie. Sorteeractiviteiten krijgen geen score, maar cursisten krijgen direct feedback op hun goede of foute antwoorden. Zodra de cursist het heeft voltooid, ziet hij/zij hoeveel er juist en onjuist waren beantwoord.

• Vertakkingsscenario's. Door te oefenen met realistische scenario's vóór de training kun je het vaardigheidsniveau van een werknemer te weten komen. Deze methode kan bestaan uit dialogen, reacties en feedback die variëren op basis van hoe de cursist reageert. Interacties waar besluitvorming in terugkomt, zoals scenario's, zijn geschikt om te meten hoe goed cursisten omgaan met uitdagende situaties zoals die van Amar.

3. Het verbeteren van soft skills: oefening baart kunst

Je hebt vastgesteld welke soft skills vereist zijn voor verschillende banen. En je hebt je cursisten geholpen te begrijpen waar ze in uitblinken en waar ze nog kunnen verbeteren. Nu is het tijd om de soft skills training te implementeren, zodat cursisten kunnen oefenen en verbeteren.

Typische training voor soft skills kunnen bestaan uit mentorschap, traineeships en persoonlijke training. Het is echter niet altijd even gemakkelijk om werknemers te vinden die genoeg middelen, tijd en expertise hebben om naast hun dagelijkse verantwoordelijkheden ook anderen te begeleiden. Op dezelfde manier kan een instructeur in een klaslokaal voorbeelden geven van het juiste gedrag, maar de geleerde informatie vervaagt al snel als de cursisten geen tijd hebben om zelf met de nieuwe vaardigheden te oefenen. Het is ook goed om te vermelden dat in sommige situaties, zoals wanneer werknemers op veel verschillende locaties werken, persoonlijke training duur en moeilijk uitvoerbaar kan zijn.

Met online cursussen voor professionele ontwikkeling kun je deze uitdagingen overwinnen. De mogelijkheid voor cursisten om individueel te oefenen, helpt om een consistente, dynamische en gepersonaliseerde trainingservaring tot stand te brengen waar ze op elk moment van hun werkdag toegang toe hebben.

Voorbeelden van online soft skills trainingen 

Een microlearning cursus met korte geïntegreerde video's zou stap voor stap kunnen aantonen hoe Amar (de topspecialist die zo goed had gehandeld) sociale vaardigheden zoals probleemoplossing, kritisch denken en empathie gebruikte om succesvol te communiceren met een gefrustreerde klant. Deelnemers kunnen een interactieve toets afleggen om dezelfde soft skills als die Amar liet zien te versterken. 

Een vertakkingsscenario zou de vaardigheden op het gebied van tijdmanagement kunnen peilen. Begin met een realistisch scenario, zoals een technische afdeling die “bug” tickets van klanten probeert in te schatten op urgentie. Voeg realistische vragen toe die een ingenieur zou kunnen krijgen van zijn manager of een klant. Vraag de ingenieur om deze realistische vragen te beantwoorden en laat hem/haar verschillende paden doorgaan. Er moeten variabele slagingspercentages zijn op basis van de antwoorden. Deze strategie is zeer geschikt om vaardigheden te verbeteren, aangezien de cursist direct feedback krijgt en de betreffende vaardigheden die de cursist in de toekomst opnieuw zal gebruiken worden versterkt. 

Hoe je de training ook ontwerpt, geef cursisten veel mogelijkheden om hun vaardigheden op verschillende manieren aan te scherpen. Online leren is vooral effectief omdat cursisten in een veilige omgeving soft skills kunnen oefenen die ze nog niet onder de knie hebben. 

4. Feedbackcycli instellen

Geef cursisten doorlopende feedback. In de beginfase van het leren is het makkelijker om een vaardigheidstekort aan te pakken Regelmatige feedback en coaching verhogen de efficiëntie en effectiviteit van werknemers en zelfs het moreel.  

Op het dashboard van je tool kun je rapporten bekijken die de voltooiingspercentages van cursisten en de resultaten van de toetsen weergeven - zo zie je snel de zwakke plekken. Deze rapporten en je observatie van de prestaties kunnen helpen om gerichtere en constructievere coachingsessies met werknemers te houden. 

Soft skills training is alleen mogelijk met geduld en een goed plan 

Met goede soft skills wordt het makkelijker om verschillende situaties aan te gaan - zowel op het werk als in het privéleven. Denk goed na en bepaal welke soft skills voor elke functie nodig zijn, en neem de tijd om de vaardigheden van cursisten te beoordelen om te bepalen welke ze moeten verbeteren. Ontwikkel tot slot e-learning die deze vaardigheden stimuleert en die feedback geeft over hun vorderingen en de punten met ruimte voor verbetering. Als je dit doet, ondersteun je de persoonlijke ontwikkeling van je cursisten en stel je teamleden in staat om onafhankelijk te denken, samen te werken en problemen binnen de organisatie op te lossen.

 Voor meer manieren om prioriteit te geven aan soft skills binnen je organisatie, lees ons e-book “De top 3 soft skills die je werknemers nodig hebben in de nieuwe werkwereld”