Cómo Crear Una Capacitación En Habilidades Blandas Para Los Empleados

Habilidades blandas al rescate

Imagina esto: un cliente frustrado llama a tu línea de servicio al cliente, y está claro que está enojado. Pero en lugar de responder a la defensiva, su especialista estrella, Amar, escucha. Él navega la conversación con empatía y con éxito lleva al cliente de la frustración a la resolución. Su respuesta genera lealtad en una situación que fácilmente podría llevar a la pérdida de un cliente. 

Las habilidades blandas como las de Amar son fundamentales a el éxito empresarial. Estas habilidades y comportamientos no son específicos del trabajo, pero son algunas de las habilidades más deseables que puede tener un empleado. La empatía, la gestión del tiempo, la gestión de conflictos, la negociación, la creación de redes, y la adaptabilidad son ejemplos de habilidades blandas críticas. 

Si bien la capacitación tradicional puede centrarse en las habilidades técnicas, la capacitación en habilidades blandas puede ser parte del desarrollo profesional con el plan correcto. Exploraremos cuatro pasos para la configuración de un programa de aprendizaje continuo eficaz para las habilidades blandas en el trabajo. 

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¿Cuál es la diferencia entre una habilidad blanda y una habilidad técnica?

Ambas, las habilidades técnicas y blandas son importantes en el trabajo. Las habilidades técnicas suelen significar una habilidadconcreta para una competencia específica adquirida a través de un entrenamiento establecido. Piensa en ellos como habilidades para operar tus herramientas. Algunos ejemplos son los conocimientos en software o el análisis de datos.

A diferencia de las habilidades técnicas, las habilidades blandas tienden a estar relacionadas con la forma en que abordas el trabajo. Algunos ejemplos son la inteligencia emocional, las habilidades de escucha activa, y el pensamiento creativo. Algunos podrían llamarlas habilidades sociales. 

Ambos tipos de conocimiento son importantes, sin importar el negocio o la industria. Los gerentes de proyecto usan habilidades de liderazgo y comunicación para mantener las tareas al día. Los representantes de ventas usan la persuasión a impulsar las ventas. Los gerentes usan la adaptabilidad para guiar a los empleados a través de diversos desafíos.

Las habilidades blandas como la empatía y la comunicación son tan enseñables como las habilidades duras como los informes financieros o cambiar un filtro de HVAC. Invertir en el desarrollo de las habilidades blandas de los empleados es clave para su crecimiento, compromiso y productividad.

El proceso de 4 pasos para los programas de formación en habilidades blandas

Como muchas de las mejores cosas, la formación en habilidades blandas es sencilla, pero requiere mucho trabajo para dominarlas. Afortunadamente, hay cuatro pasos básicos para esta capacitación en habilidades: determinar las mejores habilidades blandas por rol, realizar una evaluación, practicar, y retroalimentación. Exploremos los detalles.

1. Determina las habilidades adecuadas para cada puesto

Si bien las habilidades blandas complementan prácticamente cada posición en una compañía, sus beneficios varían por rol. Es por eso que determinar qué habilidades blandas son críticas para cada puesto de trabajo es el primer paso. Por ejemplo, es posible que un reclutador necesite repasar la escucha activa, mientras que un representante de servicio al cliente puede concentrar en cómo comunicar de manera efectiva.

Estas tres prácticas ayudarán a establecer los requisitos para cada rol:

• Estudia las descripciones de los puestos de trabajo de la compañía. La mayoría incluye una lista de habilidades blandas requeridas o de ayuda para roles particulares. Esto crea un punto de partida fácil para las habilidades blandas de cada uno.

• Pide a los gerentes que revisen la lista. ¿Hay algo fuera de lugar o faltante? O pídeles que hagan una lista de las habilidades blandas que exhiben los miembros estrella de su equipo. ¿Cómo se compara la lista con la descripción del puesto de trabajo? Luego, califica las habilidades como no negociables o agradables de tener.

• Obtén retroalimentación de los empleados. Pregunta a las personas en esos mismos roles acerca de las habilidades blandas que usan con frecuencia. ¿Dónde luchan y desean desarrollar sus habilidades?

Usa los resultados de esta encuesta para compilar una lista completa y priorizada de habilidades blandas para cada rol.

2. Realiza una evaluación de habilidades blandas

A continuación, evalúa a las personas para obtener una línea de base del rendimiento de los empleados. Implementa una práctica estandarizada para evaluar de manera justa las fortalezas Y áreas de crecimiento de los empleados. Una evaluación de habilidades blandas puede ayudarte a adaptar sus necesidades a la formación adecuada. 

Entonces, ¿cómo se hace eso? Una opción es comprar una evaluación de habilidades blandas preexistente. Sin embargo, estas pruebas suelen ser generalizadas y es posible que no se apliquen a todo el alumnado. Otra opción es crear tu propia evaluación de habilidades blandas en línea.

Algunas evaluaciones a tener en cuenta:

• Comprobaciones de conocimientos. Las comprobaciones de conocimientos son una forma sencilla de hacer un cuestionario al alumnado. Elige entre evaluaciones de respuesta múltiple, rellenar el espacio en blanco, opción múltiple y emparejamiento para ver lo que los alumnos ya saben o no. Si tu alumno/a responde correctamente, consolidará sus conocimientos con retroalimentación adicional. Las respuestas incorrectas ayudarán a identificar las habilidades blandas que hay que fortalecer.

• Actividades de clasificación. Digamos que quieres hablar sobre lo que se debe y no se debe hacer para mostrar empatía. Las actividades de clasificación permiten al alumnado arrastrar y soltar frases en diferentes categorías. Por ejemplo, "ofrece apoyo", pero "no intentes cambiar las emociones de una persona" son frases que demuestran empatía. Las actividades de clasificación no se califican, pero el alumnado recibe retroalimentación inmediatos sobre las respuestas correctas e incorrectas. Verán cuántos acertaron en el primer intento cuando finalicen.

• Escenarios de ramificación. Practicar escenarios de la vida real antes de la capacitación puede revelar la base de habilidades de un empleado. Este método podría incluir diálogos, respuestas, y retroalimentación que varían en función de cómo responde el alumno. Las interacciones para la toma de decisiones, como los escenarios, son ideales para medir qué tan bien el alumnado puede navegar por situaciones desafiantes como la que enfrentó Amar.

3. Desarrollar habilidades blandas: la práctica hace al maestro

Has identificado qué habilidades blandas requieren los diferentes trabajos. Y has ayudado a tu alumnado a comprender dónde sobresalen y dónde hay espacio para crecer. A continuación, implementa la capacitación en habilidades blandas para que el alumnado pueda practicar y mejorar.

Los métodos tradicionales de capacitación en habilidades blandas pueden incluir tutoría, aprendizajes y capacitación en persona. Sin embargo, no siempre es práctico buscar empleados con los recursos, el tiempo y la experiencia para asesorar a otros además de sus responsabilidades diarias. De la misma manera, un instructor puede modelar el comportamiento en un aula, pero el aprendizaje se desvanece rápidamente sin tiempo para practicar nuevas habilidades. También vale la pena señalar que algunas situaciones (como cuando los empleados trabajan en muchos lugares diferentes) hacen que la capacitación en persona sea costosa y difícil.

Los cursos de desarrollo profesional en línea pueden abordar estos desafíos. La oportunidad de práctica individual ayuda a crear una experiencia de formación coherente, dinámica y personalizada a la que el alumnado puede acceder en cualquier momento de su jornada laboral.

Ejemplos de capacitación en habilidades blandas en línea 

Por ejemplo, un curso de microaprendizaje con videos cortos incrustados podría demostrar paso a paso cómo Amar, el especialista estrella que salvó el día, usó habilidades sociales como la resolución de problemas, el pensamiento crítico y la empatía para comunicar con éxito con un cliente frustrado. Los participantes pudieron realizar una evaluación interactiva para reforzar las habilidades blandas que Amar demostró. 

Una situación de ramificación podría medir las habilidades de gestión de tiempo. Comienza con una situación realista, como un departamento de ingeniería que intenta clasificar los tiquetes de error de los clientes. Incluye preguntas realistas que un ingeniero podría recibir de su administrador o cliente. Pídele al ingeniero que responda a esas preguntas realistas y los guíe por diferentes caminos con tasas de éxito variables en función de sus respuestas. Esta estrategia es excelente para desarrollar habilidades porque el alumno/a recibe retroalimentación inmediatos y refuerzo de habilidades que volverá a usar en el futuro. 

No importa cómo diseñes la capacitación, ofrece al alumnado muchas oportunidades para perfeccionar sus habilidades de diferentes maneras. El aprendizaje en línea es especialmente eficaz porque el alumnado puede practicar habilidades blandas que aún no dominan en un entorno seguro. 

4. Establece ciclos de retroalimentación

Por último, proporciona retroalimentación continua al alumnado. Abordar una brecha de habilidades en las etapas iniciales del aprendizaje es mucho más fácil. Los retroalimentación y el entrenamiento periódicos aumentan la eficiencia y la eficacia de los empleados e incluso mejoran la moral.  

Es de ayuda consultar el panel de control de la herramienta para obtener reportes que muestren las tasas de finalización y rendimiento de las evaluaciones de los alumnos a fin de identificar los puntos débiles. Estos reportes y su observación del rendimiento laboral pueden ayudarte a tener sesiones de coaching constructivas más específicas con los empleados. 

Capacitar habilidades blandas es posible con paciencia y un plan 

Excelentes habilidades blandas hacen que sea más fácil navegar situaciones personales y profesionales. Sé reflexivo (a) al decidir las habilidades blandas necesarias para cada rol, y tómate el tiempo para evaluar las capacidades del alumnado a fin de determinar las habilidades que necesitan fortalecer. Por último, desarrolla cursos de e-learning que fomenten estas habilidades y ofrezcan retroalimentación sobre las mejoras y las áreas de crecimiento. Cuando lo hagas, apoyarás el desarrollo personal de tu alumnado y permitirás a los miembros del equipo pensar de forma independiente, trabajar en colaboración, y resolver problemas dentro de la organización.

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