Cómo Medir Si La Capacitación En El Lugar De Trabajo Funciona

Las organizaciones crean capacitaciones por muchas razones. Es posible que quieran mejorar el rendimiento laboral o esperar un impacto positivo en los resultados finales. O bien, RR.HH. puede requerir capacitación para cumplir con los mandatos legales. Cualquiera que sea la razón, los líderes comparten un objetivo: obtener resultados que hagan que sus iniciativas e inversiones en capacitación valgan la pena. 

¿Cómo sabrás si los programas de capacitación alcanzan el objetivo? La respuesta es sencilla: medirlo. Las organizaciones pueden esperar grandes resultados si establecen un objetivo de alta calidad. Decídete a utilizar métricas de aprendizaje y desarrollo que demuestren que las sesiones de capacitación tuvieron o no un impacto positivo en el negocio. Luego, observa esas métricas antes, durante, y después del proceso de capacitación. 

Si bien los números no mienten, pueden engañar. Por lo tanto, es fundamental medir y calibrar las métricas de entrenamiento que importan y evitar distraerse por métricas que no lo hacen.

Identifica los indicadores clave de rendimiento (KPI) que importan 

El primer paso para medir el éxito es elegir los indicadores clave de rendimiento (KPIs) adecuados. Es tentador mirar los registros de finalización o los puntajes de los cuestionarios como victorias. Si bien esas métricas informan el éxito, rara vez cuentan la historia completa.

Por ejemplo, imaginemos que Nina, una agente de servicio de llamadas, completa un curso de servicio al cliente y obtiene un porcentaje de 95 en el cuestionario. Una semana más tarde, el administrador de Nina, Abel, revisa los Resultados de la encuesta posterior a la llamada de Nina. Abel se asustó al descubrir que el puntaje de Nina no mejoró, de hecho, ¡empeoró! 

En este caso, está claro que medir los cursos completados y los puntajes de los cuestionarios era una medida deficiente de los KPI de capacitación. En lugar de ello, la compañía debería elegir una métrica basada en los objetivos comerciales. El equipo de la agencia de Nina midió las tasas de finalización. Pero un objetivo mejor fue mejorar los resultados de la encuesta posterior a la llamada en un 20 por ciento. O bien, la compañía podría medir con qué frecuencia los agentes escalan llamadas a los supervisores y establecer un objetivo para reducir esas escaladas en un 15 Porcentaje. Estos KPI de capacitación cuentan una historia más clara sobre qué tan bien la capacitación cambió el comportamiento del agente para mejor. 

Sigue leyendo para conocer las mejores prácticas para usar las mediciones de tu LMS. Además, obtén algunos ejemplos de métricas de rendimiento que funcionan para realizar un seguimiento de la efectividad del entrenamiento.

Herramientas que ayudan a medir el impacto del programa de capacitación

An obvious starting point for measurements is your learning management system (LMS). Use your LMS to check how learners perform, completion rates, and assessment results. Remember, these metrics should only be a clue in your overall measurement strategy—not an end result. 

Cada LMS tiene diferentes reportes, pero la mayoría te permite obtener una visión del desempeño y la finalización del curso por parte de los alumnos. ¿Pero qué puedes hacer con esta información? Para empezar, usar estas pistas para determinar tus siguiente pasos.  

Por ejemplo, los administradores pueden ver la actividad a nivel individual o grupal en Reach 360, el LMS sin fricciones de Articulate. Verifica estos ejemplos de reportes de LMS y las pistas correspondientes.

Reportes de actividad

Los reportes de actividad te indican las tasas de finalización del curso y cuánto tiempo toma el curso en promedio.

• Busca aquí pistas de participación y comprensión. ¿El alumnado se apresura a realizar la capacitación? ¿Se están dando por vencidos en el mismo lugar? ¿Qué podría necesitar ser reelaborado?
• El registro del cuestionario mostrará las puntuaciones promedio de los alumnos. Si una pregunta se responde incorrectamente de forma repetida, puede que sea momento de reescribirla.

Reportes a nivel de grupo

Para el aprendizaje a nivel grupal, observa las horas dedicadas a una trayectoria de aprendizaje o curso. 

• ¿La línea de tiempo se alinea con tus expectativas? 
• Si el rendimiento está muy dividido, ¿necesitas un curso de ramificación o una oportunidad para que algunos alumnos lo prueben? 
• Verifica el estado del grupo . ¿Quién dominó el contenido rápidamente? ¿Podrías encargar a esas superestrellas como mentores en el trabajo para los de bajo rendimiento? 

Estos son solo algunos ejemplos de hallazgos que se deben buscar en un LMS que van más allá de la finalización y los resultados del cuestionario. La moraleja aquí es mirar más allá de los números en busca de un significado procesable.

Ejemplos comunes de KPI a elegir para sus programas de capacitación de empleados

El ejemplo anterior de Nina y Abel fue uno de los muchos escenarios para medir el rendimiento. Estas son algunas formas más en que las compañías pueden realizar un seguimiento de la eficacia de la capacitación.

#1 Datos de rendimiento

Otra fuente vital de incapacitación es el sistema de registro de tu organización. Para el equipo de ventas, podría tratar de una herramienta de gestión de relaciones con los clientes (CRM) que realiza un seguimiento de los clientes potenciales a medida que se nutren a través del embudo de ventas.

Una forma de comprender mejor los matices del rendimiento de los empleados es comparar las puntuaciones de capacitación con el rendimiento laboral. Por ejemplo, si recientemente enviaste a tus vendedores a una capacitación de actualización del proceso de ventas, ¿las personas que obtuvieron buenos puntajes en esos cursos también cerraron más ventas? ¿Qué conclusiones puedes sacar acerca de qué tan bien su capacitación mejoró a esos vendedores?

#2 Ahorro de tiempo y dinero

Si el objetivo de tu capacitación era ahorrar tiempo y dinero, querrás medir si los consejos y técnicas para trabajar de manera más eficiente realmente ahorraron tiempo y dinero.

Intenta pedir a las personas que realicen la tarea que aprenderán antes de la capacitación para establecer un punto de referencia. Luego, una vez que completaron la capacitación, haz una evaluación posterior a la capacitación. Compara el punto de referencia con el tiempo que dedicaron a la misma tarea después del entrenamiento. Luego, multiplica el tiempo ahorrado por el valor de ese tiempo (por ejemplo, el salario promedio de la cohorte de capacitación) para determinar cuánto dinero le ahorró tu capacitación a la compañía.

#3: Aumento de los ingresos por ventas

Supongamos que impartiste capacitación en ventas con el objetivo de generar más ingresos. Comienza por calcular los totales de ventas promedio por día para los inscritos. Pídeles que completen la capacitación. Luego, calcula el impacto de tu capacitación en las cifras de ventas midiendo la cantidad promedio en dólares de las ventas por persona antes y después de la capacitación.

Resta los números anteriores de los números posteriores para determinar cuánto aumentaron las ventas. Esto puede ser una cantidad en dólares o un porcentaje. Si el número no es tan alto como deseas, vuelve a los reportes de capacitación para buscar oportunidades de reelaborar las secciones de capacitación. Luego, completa el mismo conjunto de mediciones para una nueva cohorte para comparar los resultados. Sigue trabajando para alcanzar los objetivos de ingresos.

#4 Mayor precisión y calidad

En algunas organizaciones, la capacitación de los empleados se centra en aumentar la precisión o la calidad. Si ese es un objetivo para tu curso, querrás mostrar que los empleados están reduciendo sus tasas de error luego de completar su curso. 

Por ejemplo, supongamos que antes de la capacitación, los trabajadores de la línea de montaje tenían una media de 15 errores de montaje al día. Crea un curso de capacitación que se centre en mejorar la precisión de tus trabajadores. Extrae reportes para confirmar que completaron el entrenamiento y compara la cantidad promedio de errores luego del entrenamiento. Para medir el impacto del entrenamiento, tendrás que restar el número promedio de errores después del entrenamiento del número promedio de errores antes del entrenamiento.

En resumen: medir inteligentemente, capacitar más inteligentemente

Se acabaron los días de enviar capacitaciones y cruzar los dedos para que funcione. Afortunadamente, tenemos acceso a una gran cantidad de datos para ayudar a tomar decisiones informadas acerca de la capacitación. El truco es vincular los objetivos de capacitación a los objetivos empresariales. Además, es fundamental elegir las mediciones correctas para realizar un seguimiento. Ya sea que se trate de precisión, ingresos o puntajes de satisfacción del cliente, elegir métricas que demuestren que los empleados realmente mejoraron luego de la capacitación es clave para el éxito de la capacitación. 

No pasa nada si las medidas no son impresionantes en el primer intento. Los datos pueden guiarnos a resultados cada vez mejores si prestamos atención. La fuerza, y la enorme oportunidad, están en los números.