Cómo Medir Si La Capacitación Laboral Funciona

Las organizaciones crean capacitaciones por muchas razones. Puede que quieran mejorar el rendimiento laboral o esperar un impacto positivo en los resultados económicos. O bien, Recursos Humanos puede requerir capacitación para cumplir con los mandatos legales. Sea cual sea la razón, los líderes comparten un objetivo: conseguir resultados que hagan que sus iniciativas e inversiones formativas valgan la pena. 

¿Cómo sabrás si los programas de capacitación alcanzan el objetivo? La respuesta es sencilla: mídelo. Las organizaciones pueden esperar grandes resultados si se fijan un objetivo de alta calidad. Decide métricas de aprendizaje y desarrollo que demuestren que las sesiones de capacitación tuvieron o no un impacto positivo en el negocio. Luego, revisa esas métricas antes, durante y luego del proceso de capacitación. 

Aunque los números no mienten, pueden engañar. Por eso, es fundamental medir y dirigir a métricas de entrenamiento que importen y evitar distraer con métricas que no importan.

Identificar los indicadores clave de rendimiento (KPI) que importan 

El primer paso para medir el éxito es elegir los indicadores clave de rendimiento (KPI) adecuados. Es tentador ver los registros de finalización o los puntajes de los cuestionarios como victorias. Aunque esas métricas informan el éxito, rara vez cuentan toda la historia.

Por ejemplo, imaginemos que Nina, una agente de atención telefónica, completa un curso de atención al cliente y obtiene un 95 por ciento en el cuestionario. Una semana después, el mánager de Nina, Abel, revisa los resultados de la encuesta post-llamada de Nina. Abel se alarma al descubrir que el puntaje de Nina no mejoró—de hecho, ¡empeoró! 

En este caso, está claro que medir los cursos completados y los puntajes de los cuestionarios fue una mala medida de los KPIs de capacitación. En su lugar, la compañía debería elegir una métrica basada en los objetivos empresariales. El equipo de la agencia de Nina midió las tasas de finalización. Pero un objetivo mejor fue mejorar los resultados de la encuesta post-llamada en un 20 por ciento. O bien, la compañía podría medir con qué frecuencia los agentes escalan las llamadas a los supervisores y fijar un objetivo de reducir esas escaladas en un 15 por ciento. Estos KPIs de entrenamiento cuentan una historia más clara sobre cómo la capacitación cambió el comportamiento de los agentes para mejor. 

Sigue leyendo para aprender mejores prácticas en el uso de tus medidas LMS. Además, consigue ejemplos de métricas de rendimiento que funcionen para seguir la efectividad del entrenamiento.

Herramientas que ayudan a medir el impacto en los programas de capacitación

An obvious starting point for measurements is your learning management system (LMS). Use your LMS to check how learners perform, completion rates, and assessment results. Remember, these metrics should only be a clue in your overall measurement strategy—not an end result. 

Cada LMS tiene reportes diferentes, pero la mayoría te permite tener una visión de la finalización y rendimiento del alumno. Pero, ¿qué se puede hacer con esta información? Para empezar, emplea estas pistas para determinar tus próximos pasos.  

Por ejemplo, los administradores pueden ver la actividad individual o grupal en Reach 360, el LMS sin fricciones de Articulate. Echa un vistazo a estos reportes de ejemplo del LMS y a las pistas correspondientes.

Reportes de actividad

Los reportes de actividad te indican las tasas de finalización de cursos y cuánto dura de media.

• Busca aquí pistas de participación y comprensión. ¿Está el alumnado apresurándose en la capacitación? ¿Se rinden en el mismo sitio? ¿Qué podría necesitar ser reestructurado?
• El seguimiento del cuestionario mostrará los puntajes medios de los estudiantes. Si una pregunta se responde mal repetidamente, puede ser momento de reescribirla

Reportes a nivel de grupo

Para el aprendizaje a nivel grupal, fíjate en las horas dedicadas a una ruta o curso de aprendizaje. 

• ¿La línea de tiempo coincide con tus expectativas? 
• Si el rendimiento está muy dividido, ¿necesitas un curso ramificado o una oportunidad para que algún alumnado pueda hacer pruebas? 
• Comprueba el estado del grupo . ¿Quién dominó el contenido tan rápido? ¿Podrías asignar a esas superestrellas como mentores en el trabajo para los que rinden mal? 

Estos son solo algunos ejemplos de hallazgos a buscar en un LMS que van más allá de los resultados de completar y cuestionarios. La lección aquí es mirar más allá de los números para encontrar un significado accionable.

Ejemplos comunes de KPIs para elegir en tus programas de capacitación de empleados

El ejemplo anterior de Nina y Abel fue uno de muchos escenarios para medir el rendimiento. Aquí tienes algunas formas más en que las compañías podrían controlar la efectividad de la capacitación.

Datos de rendimiento #1

Otra fuente vital de información es el sistema de seguimiento de tu organización. Para el equipo de ventas, esto podría ser una herramienta de gestión de relaciones con clientes (CRM) que rastrea los leads a medida que se desarrollan a través del embudo de ventas.

Una forma de comprender mejor las particularidades del rendimiento de los empleados es comparar los puntajes de capacitación con el rendimiento laboral. Por ejemplo, si recientemente hiciste pasar a tus comerciales por una capacitación de actualización de procesos de ventas, ¿las personas que obtuvieron buenos resultados en esos cursos también cerraron más ventas? ¿Qué conclusiones puedes sacar sobre cómo te formas para mejorar las habilidades de esos vendedores?

#2 Ahorro de tiempo y dinero

Si el objetivo de tu capacitación era ahorrar tiempo y dinero, querrás medir si los consejos y técnicas para trabajar de forma más eficiente realmente te ahorraron tiempo y dinero.

Intenta pedir a la gente que realice la tarea que aprenderán antes de la capacitación para establecer un referente. Luego, cuando completaron la capacitación, haz una evaluación posterior a la capacitación. Compara el punto de referencia con el tiempo que pasaron en la misma tarea tras la capacitación. Luego, multiplica el tiempo ahorrado por el valor de ese tiempo (por ejemplo, el salario medio del grupo de capacitación) para determinar cuánto dinero ahorró tu capacitación a la compañía.

#3: Aumento de los ingresos por ventas

Supongamos que impartiste capacitación en ventas con el objetivo de generar más ingresos. Empieza calculando el total medio de ventas diarias de los inscritos. Haz que completen la capacitación. Luego, calcula el impacto de tu capacitación en las cifras de ventas midiendo la cantidad media de ventas por persona antes y luego de la capacitación.

Resta los números de antes de los números posteriores para determinar cuánto aumentaron las ventas. Esto puede ser una cantidad en dólares o un porcentaje. Si la cifra no es tan alta como te gustaría, vuelve a los reportes de capacitación para buscar oportunidades para rehacer las secciones de capacitación. Luego, completar el mismo conjunto de mediciones para una nueva cohorte para comparar los resultados. Sigue trabajando para alcanzar los objetivos de ingresos.

#4 Mejor precisión y calidad

En algunas organizaciones, la capacitación de empleados se centra en aumentar la precisión o la calidad. Si ese es un objetivo para tu capacitación, querrás demostrar que los empleados están reduciendo sus tasas de error tras completar tu curso. 

Por ejemplo, supongamos que antes de la capacitación, los trabajadores de la línea de montaje promediaban 15 errores de montaje al día. Crea un curso de capacitación que se centre en mejorar la precisión de tus trabajadores. Consulta los reportes para confirmar que completaron la capacitación y compara la cantidad media de error tras la capacitación. Para medir el impacto del entrenamiento, habría que restar el número medio de errores tras el entrenamiento del número medio de errores previos al entrenamiento.

En resumen: medir con inteligencia, capacitar de forma más inteligente

Los días de enviar capacitación y cruzar los dedos para que funcionara se acabaron. Por suerte, tenemos acceso a muchos datos para ayudar a tomar decisiones informadas sobre la capacitación. El truco está en vincular los objetivos de capacitación con los objetivos del negocio. Además, es fundamental elegir las medidas adecuadas a seguir. Ya sea precisión, ingresos o puntajes de satisfacción del cliente, elegir métricas que demuestren que los empleados realmente mejoraron tras la capacitación es clave para el éxito de la capacitación. 

No pasa nada si las medidas no impresionan a la primera. Los datos pueden guiarnos hacia resultados en constante mejora si prestamos atención. Hay fuerza —y una enorme oportunidad— en los números.