Come misurare se la formazione sul lavoro funziona

Le organizzazioni creano corsi di formazione per molte ragioni. Forse vogliono migliorare le prestazioni lavorative o sperano in un impatto positivo sui profitti. Oppure, le Risorse Umane richiedono la formazione per rispettare degli obblighi legali. Qualunque sia la ragione, i responsabili hanno un unico obiettivo: ottenere risultati che giustifichino le loro iniziative e investimenti in formazione. 

Come fai a sapere se i programmi di formazione hanno raggiunto l'obiettivo? La risposta è semplice: misurandolo. Le organizzazioni possono aspettarsi ottimi risultati se fissano un buon obiettivo. Decidi quali metriche di apprendimento e sviluppo utilizzare per dimostrare se le sessioni di formazione hanno avuto o meno un impatto positivo sull'azienda. Esamina quindi queste metriche prima, durante e dopo il processo di formazione. 

Sebbene i numeri non mentano, possono trarre in inganno. È quindi fondamentale misurare e puntare sulle metriche formative che contano, evitando di farsi distrarre da quelle irrilevanti.

Individua gli indicatori chiave di performance (KPI) che contano 

Il primo passo per misurare il successo è scegliere i giusti indicatori chiave di performance (KPI). Potresti avere la tentazione di considerare come successi i dati di completamento o i punteggi dei quiz. Sebbene queste metriche influenzino il successo, raramente raccontano tutta la storia.

Ad esempio, immaginiamo Nina, un’agente del servizio clienti, che completa un corso di customer service e ottiene il 95% nel quiz a scelta multipla. Una settimana dopo, il responsabile di Nina, Abel, esamina i risultati del sondaggio post-chiamata di Nina. Abel è allarmato nello scoprire che il punteggio di Nina non è migliorato, anzi, è peggiorato! 

In questo caso, è chiaro che misurare i corsi completati e i punteggi dei quiz non è stato una buona misura dei KPI della formazione. L'azienda dovrebbe scegliere invece una metrica basata sugli obiettivi aziendali. Il team dell’agenzia di Nina ha misurato i tassi di completamento. Ma un obiettivo migliore sarebbe stato migliorare i risultati dei sondaggi post-chiamata del 20%. Oppure, l'azienda potrebbe misurare con quale frequenza gli agenti segnalano le chiamate ai supervisori e fissare un obiettivo per ridurre tali richieste del 15%. Questi KPI di formazione raccontano in modo più chiaro quanto la formazione abbia effettivamente migliorato il comportamento degli agenti. 

Continua a leggere per scoprire le migliori pratiche sull’uso delle misurazioni nel tuo LMS. Inoltre, scopri alcuni esempi di metriche delle performance utili per monitorare l’efficacia della formazione.

Strumenti che aiutano a misurare l'impatto dei programmi di formazione

An obvious starting point for measurements is your learning management system (LMS). Use your LMS to check how learners perform, completion rates, and assessment results. Remember, these metrics should only be a clue in your overall measurement strategy—not an end result. 

Anche se ciascun LMS dispone di report diversi, la maggior parte ti permette di avere un'idea del completamento e delle prestazioni degli allievi. Ma cosa puoi fare con queste informazioni? Per cominciare, usa questi indizi per determinare i tuoi prossimi passi.  

Ad esempio, gli amministratori possono visualizzare attività a livello individuale o di gruppo in Reach 360, l'LMS intuitivo di Articulate. Dai un’occhiata a questi report di esempio dell'LMS e ai relativi indicatori.

Report sulle attività

I report sulle attività indicano i tassi di completamento dei corsi e il tempo impiegato in media nel corso.

• Guarda qui per trovare indizi di coinvolgimento e comprensione. Gli allievi stanno completando la formazione di fretta? Abbandonano il corso sempre nello stesso punto? Cosa potrebbe avere bisogno di una revisione?
• Il monitoraggio dei quiz a scelta multipla ti mostrerà i punteggi medi dei partecipanti. Se una domanda viene ripetutamente sbagliata, potrebbe essere il momento di riscriverla

Report a livello di gruppo

Per l'apprendimento a livello di gruppo, guarda le ore trascorse in un percorso o corso di formazione. 

• I tempi sono in linea con le tue aspettative? 
• Se le performance sono molto diverse tra loro, serve forse un corso ramificato o dare ad alcuni partecipanti la possibilità di fare un test di verifica? 
• Controlla lo stato del gruppo . Chi ha padroneggiato il contenuto in breve tempo? Forse puoi incaricare quei partecipanti eccellenti a fare da mentori sul posto di lavoro per chi ha performance inferiori. 

Questi sono solo alcuni esempi di risultati da cercare in un LMS che vanno oltre i risultati di completamento e dei quiz. Il punto è guardare oltre i numeri per trovare un significato e azioni concrete.

Esempi di KPI da scegliere per i tuoi programmi di formazione per i dipendenti

L'esempio precedente di Nina e Abel era uno dei tanti scenari per misurare le prestazioni. Ecco alcuni altri modi in cui le aziende possono monitorare l'efficacia della formazione.

#1 Dati sulle prestazioni

Un'altra fonte fondamentale di informazioni è il sistema di tracciamento della tua organizzazione. Per il team di vendita, questo potrebbe essere uno strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) che monitora i lead lungo il funnel di vendita.

Un modo per comprendere meglio le sfumature della performance dei dipendenti è confrontare i punteggi della formazione con le prestazioni lavorative. Ad esempio, se recentemente hai sottoposto i tuoi venditori a un corso di aggiornamento sui processi di vendita, le persone che hanno ottenuto buoni risultati in quei corsi hanno anche chiuso più vendite? Quali conclusioni puoi trarre sull'efficacia della tua formazione nel migliorare le competenze di quei venditori?

#2 Risparmio di tempo e denaro

Se l’obiettivo della tua formazione era risparmiare tempo e denaro, dovrai misurare se i consigli e le tecniche per lavorare in modo più efficiente hanno effettivamente prodotto tale risparmio.

Prova a chiedere alle persone di svolgere il compito che impareranno prima della formazione per stabilire un punto di riferimento. Poi, una volta completata la formazione, fai una valutazione post-formazione. Confronta il tuo punto di riferimento con il tempo impiegato dai partecipanti per completare lo stesso compito dopo la formazione. Moltiplica quindi il tempo risparmiato per il valore di tale tempo (ad esempio, la retribuzione media del gruppo di partecipanti) per determinare quanto denaro la formazione ha fatto risparmiare all’azienda.

#3: Aumento del fatturato

Supponiamo che tu abbia fornito una formazione sulle vendite con l’obiettivo di aumentare il fatturato. Inizia calcolando i totali medi delle vendite giornaliere per gli iscritti. Lascia che completino la formazione. Calcola quindi l'impatto della tua formazione sui numeri delle vendite misurando l'importo medio delle vendite per persona prima e dopo la formazione.

Sottrai i valori iniziali da quelli finali per determinare di quanto sono aumentate le vendite. Può essere una somma in denaro o una percentuale. Se il numero non è così alto come vorresti, torna ai report della formazione per individuare le sezioni del corso da revisionare. Esegui quindi lo stesso set di misurazioni su un nuovo gruppo di partecipanti per confrontare i risultati. Continua a lavorarci per raggiungere gli obiettivi di fatturato.

#4 Migliore precisione e qualità

In alcune organizzazioni, la formazione dei dipendenti si concentra sull'aumento dell'accuratezza o della qualità. Se la tua formazione punta a questo, dovrai dimostrare che i dipendenti stanno riducendo i tassi di errore dopo aver completato il corso. 

Ad esempio, supponiamo che prima della formazione, la media degli errori di assemblaggio giornalieri degli operai della catena di montaggio fosse pari a 15. Crea un corso di formazione che si concentri sul migliorare la precisione degli operai. Consulta i report per confermare che hanno completato la formazione e confronta la quantità media di errori dopo la formazione. Per misurare l'impatto della formazione, devi sottrarre il numero medio di errori post-formazione dal numero medio di errori pre-formazione.

In sintesi: misurando in modo intelligente, realizzerai una formazione più efficace

I tempi in cui si facevano corsi e ci si limitava a incrociare le dita sperando che tutto andasse bene sono finiti. Fortunatamente, abbiamo a disposizione tantissimi dati per aiutarci a prendere decisioni informate sulla formazione. Il segreto è collegare gli obiettivi della formazione a quelli aziendali. Inoltre, è fondamentale scegliere le metriche giuste da monitorare. Che si tratti di accuratezza, fatturato o punteggi di soddisfazione dei clienti, scegliere metriche che dimostrino il miglioramento reale dei dipendenti a seguito della formazione è fondamentale per il successo del programma. 

Non importa se le misurazioni non risultano eccezionali al primo tentativo. I dati possono guidarci verso risultati sempre migliori se prestiamo attenzione. Nei numeri c’è la forza, e un’enorme opportunità.