Jak zmierzyć, czy szkolenia firmowe są skuteczne

Organizacje tworzą szkolenia z wielu powodów. Czasami chodzi o podniesienie efektywności pracowników lub poprawę ogólnych wyników finansowych przedsiębiorstwa. Bywa też tak, że dział kadr wprowadza szkolenia obligatoryjne, aby spełnić wymogi prawne. Niezależnie od powodu, liderzy mają jeden wspólny cel – osiągnąć wyniki, dzięki którym ich inicjatywy szkoleniowe i inwestycje okażą się opłacalne. 

Jak sprawdzić, czy programy szkoleniowe przyniosły oczekiwany skutek? Odpowiedź jest prosta: należy to zmierzyć. Organizacje mogą oczekiwać świetnych rezultatów, jeśli wyznaczą sobie wysoki cel jakościowy. Wyznacz jasne, mierzalne cele szkoleniowe, które jednoznacznie wykażą, czy szkolenia przełożyły się na realne korzyści biznesowe. Następnie przyjrzyj się tym wskaźnikom przed, w trakcie i po zakończeniu procesu szkoleniowego. 

Choć liczby nie kłamią, mogą wprowadzać w błąd. Z tego względu najważniejsze jest skupienie się na kluczowych parametrach efektywności szkoleń i ignorowanie danych, które nie wnoszą nic istotnego.

Zidentyfikuj kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), które są naprawdę istotne 

Pierwszym krokiem do mierzenia skuteczności jest wybór odpowiednich wskaźników wydajności (KPI). Łatwo ulec pokusie i traktować same wskaźniki ukończenia szkoleń czy wyniki testów jako wygraną. Chociaż te wskaźniki te dostarczają informacji o postępach, rzadko pokazują pełen obraz sytuacji.

Wyobraźmy sobie na przykład Ninę, konsultantkę ds. obsługi klienta, która kończy szkolenie z relacji z klientem i zdobywa z testu 95 procent. Tydzień później kierownik Niny, Abel, przegląda wyniki ankiet satysfakcji, jakie klienci wystawili Ninie po rozmowie. Abel jest zaniepokojony, gdy odkrywa, że ocena Niny wcale się nie poprawiła – a wręcz przeciwnie, uległa pogorszeniu! 

W tym przypadku jasne jest, że mierzenie ukończonych kursów i wyników quizów stanowiło błędną podstawę do oceny skuteczności szkolenia. Zamiast tego firma powinna wybrać wskaźnik bazujący na celach biznesowych. Zespół w dziale Niny skupił się na statystykach zdawalności. Tymczasem o wiele lepszym założeniem byłoby dążenie do podniesienia ocen w ankietach po rozmowach z klientami o 20 procent. Innym rozwiązaniem mogłoby być monitorowanie, jak często konsultanci przekierowują trudne połączenia do kierowników, i wyznaczyć cel polegający na zmniejszeniu liczby tych eskalacji o 15 procent. Te konkretne wskaźniki KPI dają o wiele wyraźniejszy dowód na to, jak dobrze szkolenie poprawiło zachowanie konsultanta. 

Czytaj dalej, aby poznać lepsze praktyki w zakresie wykorzystywania danych z systemu LMS. Dodatkowo poznaj przykłady wskaźników efektywności, które sprawdzają się przy śledzeniu skuteczności szkoleń.

Narzędzia, które pomagają mierzyć wpływ programów szkoleniowych

An obvious starting point for measurements is your learning management system (LMS). Use your LMS to check how learners perform, completion rates, and assessment results. Remember, these metrics should only be a clue in your overall measurement strategy—not an end result. 

Każdy LMS oferuje inne raporty, ale większość z nich pozwala uzyskać pewien wgląd w postępy i wyniki uczestników. Jak przełożyć tę wiedzę na praktykę? Przede wszystkim potraktuj te dane jako punkt wyjścia do planowania dalszych działań.  

Przykładowo, w intuicyjnej platformie Reach 360 od Articulate, administratorzy mają wgląd w statystyki aktywności pojedynczych osób oraz całych zespołów. Zapoznaj się z przykładowymi raportami LMS i jakie wnioski można z nich wyciągnąć.

Raporty aktywności

Raporty aktywności informują o wskaźnikach ukończenia kursów oraz o średnim czasie ich trwania.

• Warto analizować je pod kątem zaangażowania oraz stopnia przyswojenia wiedzy przez pracowników. Czy uczestnicy przechodzą przez szkolenie w pośpiechu? Czy rezygnują z nauki w tym samym miejscu? Co może wymagać poprawek?
• Śledzenie quizów pokaże średnie wyniki uczestników. Jeżeli jakiś konkretny temat lub pytanie sprawia regularne trudności, warto pomyśleć o zmianie jego treści.

Raporty na poziomie grupy

W przypadku nauki na poziomie grupy warto sprawdzić łączną liczbę godzin poświęconych na daną ścieżkę edukacyjną lub kurs. 

• Czy czas ten pokrywa się z Twoimi wcześniejszymi założeniami? 
• Jeżeli poziom uczestników jest mocno zróżnicowany, być może warto wprowadzić interaktywne rozgałęzienia materiału lub umożliwić wcześniejsze podejście do egzaminu przez niektórych uczestników? 
• Przeanalizuj postępy całej grupy. Kto najszybciej opanował materiał? Warto wyznaczyć tych pracowników jako mentorów wspierających pracowników ze słabszymi wynikami? 

Oto przykłady zaawansowanych wniosków z platformy LMS, które pozwalają wyjść daleko poza standardowe raporty frekwencji czy oceny z testów. Wniosek z tego jest taki, aby szukać w liczbach praktycznego znaczenia, które można przekuć w działanie.

Typowe przykłady wskaźników KPI do wyboru dla szkoleń firmowych

Wcześniejszy przykład Niny i Abla to tylko jeden z wielu scenariuszy pomiaru wydajności. Oto kilka innych sposobów, w jakie firmy mogą śledzić skuteczność szkoleń.

1. Dane dotyczące efektywności

Kolejnym kluczowym źródłem informacji jest system monitorowania wdrożony w Twojej organizacji. W przypadku zespołu sprzedaży może to być narzędzie do zarządzania relacjami z klientami (CRM), które śledzi potencjalnych klientów na etapie ich prowadzenia przez lejek sprzedażowy.

Jednym ze sposobów na lepsze zrozumienie niuansów związanych z wydajnością pracowników jest porównanie wyników szkoleń z ich skutecznością w pracy. Na przykład, jeśli niedawno Twoi handlowcy ukończyli szkolenie odświeżające z procesu sprzedaży, to czy osoby, które osiągnęły dobre wyniki w tych kursach, zamknęły również więcej transakcji? Jakie wnioski możesz wyciągnąć na temat tego, jak skutecznie Twoje szkolenie podniosło kwalifikacje tych sprzedawców?

2. Oszczędność czasu i pieniędzy

Jeśli celem Twojego szkolenia była oszczędność czasu i pieniędzy, musisz zmierzyć, czy wskazówki i techniki służące wydajniejszej pracy faktycznie przyniosły takie oszczędności.

Przed uruchomieniem szkolenia poproś zespół o wykonanie określonego zadania testowego, co pozwoli Ci określić punkt odniesienia. Następnie po zakończeniu szkolenia ponowie przeprowadź ocenę. Zestaw wynik początkowy z czasem, jakiego pracownicy potrzebowali na wykonanie tego samego zadania po kursie. Na koniec pomnóż zaoszczędzony czas razy wartość tego czasu (np. średnie wynagrodzenie grupy szkoleniowej), aby ustalić, ile pieniędzy Twoje szkolenie zaoszczędziło firmie.

3. Wzrost przychodów ze sprzedaży

Wyobraźmy sobie sytuację, w której wdrażasz szkolenie dla handlowców z myślą o podniesieniu zysków firmy. Na wstępie wylicz średnią dzienną wartość sprzedaży dla uczestników tego szkolenia. Pozwól im ukończyć szkolenie. Następnie oblicz wpływ szkolenia na wyniki sprzedaży, mierząc średnią kwotę sprzedaży na osobę przed i po szkoleniu.

Odejmij liczby przed i po, aby określić, o ile wzrosła sprzedaż. Możesz użyć kwoty w złotówkach lub wartości procentowej. Jeśli wynik nie spełnia Twoich oczekiwań, wróć do raportów szkoleniowych, aby poszukać elementów wymagających poprawy. W kolejnym kroku powtórz cały proces pomiarów na nowej grupie pracowników, aby zweryfikować postępy. Dzięki takiemu podejściu skutecznie doprowadzisz firmę do realizacji planów finansowych.

4. Poprawa dokładności i standardów jakościowych

W niektórych organizacjach szkolenia pracowników koncentrują się na poprawie dokładności czy jakości. Jeśli taki jest cel Twojego szkolenia, musisz wykazać, że po ukończeniu kursu, pracownicy popełniają mniej błędów. 

Załóżmy na przykład, że przed szkoleniem pracownicy linii montażowej popełniali średnio 15 błędów montażowych dziennie. Opracuj szkolenie skupiające się na poprawie dokładności Twoich pracowników. Wygeneruj raporty, aby potwierdzić ukończenie szkolenia i porównać średnią liczbę błędów po szkoleniu. W celu zmierzenia wpływu szkolenia odejmij średnią liczbę błędów po szkoleniu od średniej liczby błędów przed szkoleniem.

Wniosek jest prosty: mądre pomiary to skuteczniejsze szkolenia

Skończyły się czasy wysyłania szkoleń i liczenia na to, że okażą się skuteczne. Na szczęście mamy dostęp do wielu danych, które pomagają podejmować przemyślane decyzje dotyczące edukacji pracowników. Sztuka polega na powiązaniu celów szkoleniowych z celami biznesowymi. Co więcej, kluczowe znaczenie ma wybór odpowiednich parametrów do śledzenia. Niezależnie od tego, czy chodzi o dokładność, przychody czy wyniki satysfakcji klientów, wybór wskaźników, które pokazują, że pracownicy naprawdę poprawili swoje wyniki po szkoleniu, jest kluczem do sukcesu szkoleniowego. 

Nic nie szkodzi, jeśli statystyki nie będą imponujące za pierwszym razem. Analiza danych pozwala stale optymalizować procesy i osiągać coraz lepsze rezultaty. W liczbach kryje się potężny potencjał oraz ogromne możliwości rozwoju.