Come creare una formazione sulle competenze trasversali per i dipendenti

Quando le competenze trasversali fanno la differenza

Immagina questa situazione: un cliente frustrato chiama il servizio clienti ed è evidente che è arrabbiato. Ma invece di rispondere sulla difensiva, il tuo miglior specialista, Amar, lo ascolta. Gestisce la conversazione con empatia e riesce a guidare il cliente dalla frustrazione alla risoluzione del problema. La sua risposta fidelizza il cliente, in una situazione che avrebbe potuto facilmente portare alla sua perdita. 

Competenze trasversali come quelle di Amar sono fondamentali per un'azienda di successo. Queste abilità e comportamenti non sono specifici del lavoro, ma sono alcune delle competenze più desiderabili che un dipendente possa avere. Empatia, gestione del tempo, gestione dei conflitti, negoziazione, networking e adattabilità sono tutti esempi di competenze trasversali fondamentali. 

Mentre la formazione tradizionale si concentra sulle competenze tecniche, la formazione sulle competenze trasversali può entrare a far parte dello sviluppo professionale con il piano giusto. Esploreremo quattro passaggi per creare un programma efficace di apprendimento continuo sulle competenze trasversali sul lavoro. 

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Qual è la differenza tra una competenza trasversale e una competenza tecnica?

Sia le competenze tecniche (hard skill) che le competenze trasversali (soft skill) sono importanti sul lavoro. Le competenze tecniche tipicamente indicano una competenza concreta per un'abilità specifica acquisita attraverso una formazione strutturata. Si tratta di vere e proprie competenze professionali. Degli esempi sono la conoscenza della programmazione software o dell'analisi dei dati.

A differenza delle competenze tecniche, le competenze trasversali tendono a essere legate a come affronti il lavoro. Esempi sono l'intelligenza emotiva, la capacità di ascolto attivo e il pensiero creativo. Alcuni potrebbero chiamarle competenze relazionali. 

Entrambi i tipi di conoscenza sono importanti, indipendentemente dall'azienda o dal settore. I project manager utilizzano competenze di leadership e comunicazione per garantire che i lavori rispettino i tempi previsti. I venditori usano la persuasione per aumentare le vendite. I responsabili utilizzano l'adattabilità per guidare i dipendenti attraverso le varie sfide.

Le competenze trasversali come empatia e comunicazione possono essere insegnate tanto quanto le competenze tecniche come i report finanziari o la sostituzione di un filtro HVAC. Investire nello sviluppo delle competenze trasversali dei dipendenti è fondamentale per la crescita, il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti.

Il processo in 4 fasi per i programmi di formazione sulle competenze trasversali

Come per le cose migliori, la formazione sulle competenze trasversali è semplice da comprendere, ma richiede impegno per essere padroneggiata. Per fortuna, ci sono quattro passaggi fondamentali per formare sulle competenze trasversali: determinare le competenze trasversali più importanti in base al ruolo, fare una valutazione, fare pratica e dare feedback. Vediamoli nel dettaglio.

1. Determinare le competenze giuste per ogni ruolo

Sebbene le competenze trasversali siano praticamente complementari a ogni posizione all'interno dell'azienda, i loro benefici variano a seconda del ruolo. Ecco perché determinare quali sono le competenze trasversali fondamentali per ogni ruolo è il primo passo. Ad esempio, un recruiter potrebbe avere bisogno di un ripasso dell'ascolto attivo, mentre un agente del servizio clienti dovrebbe concentrarsi su come comunicare efficacemente.

Queste tre pratiche ti aiuteranno a stabilire i requisiti per ciascun ruolo:

• Esamina le descrizioni dei ruoli all’interno dell’azienda. La maggior parte includerà un elenco delle competenze trasversali richieste o utili in base ai ruoli specifici. Ciò crea un facile punto di partenza per le competenze trasversali di ciascun ruolo.

• Chiedi ai responsabili di esaminare l’elenco. C'è qualcosa che non va o che manca? Oppure, chiedi loro di elencare le competenze trasversali dei migliori membri dei team. Quali sono le differenze tra l’elenco e la descrizione del ruolo corrispondente? Classifica quindi le competenze tra negoziabili e utili da avere.

• Raccogli i feedback dei dipendenti. Chiedi a chi ricopre quegli stessi ruoli quali sono le competenze trasversali che usano frequentemente. In quali aree fanno difficoltà e desiderano migliorarsi?

Utilizza i risultati di questo sondaggio per compilare un elenco completo delle competenze trasversali ordinate per priorità per ciascun ruolo.

2. Effettuare una valutazione delle competenze trasversali

Dopodiché, è il momento di valutare le persone per ottenere un livello di partenza delle prestazioni dei dipendenti. Implementa una pratica standardizzata per valutare equamente i punti di forza e le aree di crescita dei dipendenti. Una valutazione delle competenze trasversali può aiutarti ad abbinare le loro esigenze alla formazione più adeguata. 

Come si fa? Una modo è acquistare una valutazione delle competenze trasversali già esistente. Tuttavia, questi test sono spesso generici e potrebbero non essere adatti a tutti i tuoi allievi. Un'altra opzione è creare una tua valutazione online delle competenze trasversali.

Alcune valutazioni da prendere in considerazione:

• Verifiche delle conoscenze. Le verifiche delle conoscenze sono un modo semplice per testare gli allievi. Scegli tra quiz a risposta multipla, quiz con gli spazi da riempire, quiz a scelta multipla e abbinamenti per capire cosa gli allievi già sanno, o non sanno. Se l'allievo risponde correttamente, consoliderà le sue conoscenze con ulteriori feedback. Le risposte errate ti aiuteranno invece a identificare le competenze trasversali da rafforzare.

• Attività di ordinamento. Supponiamo che tu voglia discutere cosa si deve e cosa non si deve fare quando si mostra empatia. Le attività di ordinamento permettono agli allievi di trascinare e rilasciare frasi in diverse categorie. Ad esempio, frasi come "offri supporto" o "non cercare di cambiare le emozioni di una persona" dimostrano empatia. Le attività di ordinamento non sono valutate, gli allievi ricevono bensì un feedback immediato per le risposte giuste e sbagliate. Alla fine del quiz, potranno vedere quante risposte hanno indovinato al primo tentativo.

• Scenari a ramificazione. Gli esercizi pratici su scenari reali prima della formazione possono rivelare le competenze di base di un dipendente. Questo metodo potrebbe includere dialoghi, risposte e feedback che variano in base a come risponde l'allievo. Le interazioni basate sul processo decisionale, come gli scenari, sono ideali per valutare la capacità degli allievi di affrontare situazioni complesse, come nel caso di Amar.

3. Sviluppare le competenze trasversali: la pratica rende perfetti

Hai identificato le competenze trasversali necessarie per i vari ruoli. Hai anche aiutato i tuoi allievi a capire dove eccellono e dove c'è spazio per migliorare. Ora è il momento di implementare la formazione sulle competenze trasversali affinché gli allievi possano esercitarsi e migliorare.

I metodi tradizionali di formazione sulle competenze trasversali possono includere mentoring, tirocini e corsi in presenza. Tuttavia, non è sempre facile trovare dipendenti con le risorse, il tempo e le competenze per fare da mentori ad altri colleghi in aggiunta alle loro responsabilità quotidiane. Allo stesso modo, un istruttore può insegnare un comportamento in aula, ma l’apprendimento svanisce subito se non c’è tempo per praticare le nuove competenze. Vale anche la pena notare che alcune situazioni, come i dipendenti che lavorano in sedi diverse, rendono la formazione in presenza costosa e complessa.

I corsi online di sviluppo professionale possono rispondere a queste sfide. La possibilità di praticare in autonomia contribuisce a creare un’esperienza di formazione coerente, dinamica e personalizzata, a cui gli allievi possono accedere in qualsiasi momento durante la loro giornata lavorativa.

Esempi di formazione online sulle competenze trasversali 

Ad esempio, un corso di microlearning con brevi video integrati potrebbe mostrare passo dopo passo come Amar, lo specialista che ha salvato la situazione, abbia utilizzato competenze sociali come la risoluzione dei problemi, il pensiero critico e l'empatia per comunicare con successo con un cliente frustrato. I partecipanti potrebbero svolgere una valutazione interattiva per rafforzare le competenze trasversali dimostrate da Amar. 

Uno scenario a ramificazione potrebbe misurare le competenze di gestione del tempo. Inizia con uno scenario realistico, ad esempio un reparto del supporto tecnico che deve gestire i ticket dei clienti relativi a dei "bug". Includi domande realistiche che un tecnico potrebbe ricevere dal proprio responsabile o cliente. Chiedi al tecnico di rispondere a queste domande realistiche e indirizzalo su strade diverse con tassi di successo variabili in base alle risposte. Questa strategia è eccellente per sviluppare le competenze perché l'allievo riceve immediatamente un feedback e un rinforzo delle competenze che utilizzerà di nuovo in futuro. 

Indipendentemente da come pianifichi la formazione, dai agli allievi numerose opportunità per affinare le loro competenze in modi diversi. L'apprendimento online è particolarmente efficace perché gli allievi possono praticare le competenze trasversali che non hanno ancora padroneggiato in un ambiente sicuro. 

4. Impostare i cicli di feedback

Infine, fornisci feedback continui agli allievi. Affrontare le lacune nelle competenze nelle fasi iniziali dell’apprendimento è molto più semplice. Feedback e coaching regolari aumentano l’efficienza e l’efficacia dei dipendenti e migliorano persino il morale.  

È utile consultare la dashboard del tuo strumento per visualizzare i report sui tassi di completamento dei partecipanti e i risultati delle valutazioni, così da individuare i punti deboli. Questi report, insieme all’osservazione delle prestazioni sul lavoro, possono aiutarti a condurre sessioni di coaching costruttivo più mirate con i dipendenti. 

Fare formazione sulle competenze trasversali è possibile se si ha pazienza oltre che un piano 

Grazie a delle ottime competenze trasversali è più facile affrontare situazioni personali e professionali. Decidi con cura le competenze trasversali necessarie per ciascun ruolo e prenditi il tempo che ti serve per valutare le capacità degli allievi, così da determinare le competenze da rafforzare. Infine, crea un e-learning che aiuti a sviluppare queste competenze e offra feedback su miglioramenti e aree di crescita. Se lo farai, supporterai lo sviluppo personale dei tuoi allievi e darai ai membri del team la possibilità di pensare in modo indipendente, collaborare e risolvere problemi all'interno dell'organizzazione.

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